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Régime de prise en charge des frais de mandat

Lors de sa réunion du 7 décembre 2017, le Bureau du Sénat a adopté un nouveau régime de prise en charge des frais de mandat conformément aux dispositions de la loi pour la confiance dans la vie politique du 15 septembre de la même année.

 

 

Les objectifs

Le dispositif

Le contrôle

 

Les objectifs

Pour déterminer ce nouveau régime, trois objectifs ont guidé le Bureau du Sénat : 

  • Premier objectif : respecter la lettre comme l’esprit de la loi pour la confiance dans la vie politique en concevant une architecture globale qui couvre l’ensemble des frais de mandat,  assure souplesse et efficience dans sa mise en œuvre et répond à l’exigence de lisibilité et de transparence.
     
  • Deuxième objectif : mettre en place un dispositif efficace de contrôle. Le Comité de déontologie parlementaire  assure, conformément à la loi, le contrôle des frais de mandats en s’appuyant sur un « tiers de confiance » désigné par le Conseil supérieur de l’Ordre des experts comptables. L'administration parlementaire ne saurait en effet contrôler les élus sous l'autorité desquels elle est placée.
     
  • Troisième objectif :  une mise en œuvre simple. Grâce à une application informatique qui leur est proposée, les Sénateurs tiennent un relevé de leurs dépenses correspondant à la liste édictée par le Bureau et y enregistrent les justificatifs de ces dépenses.
     
     

Le dispositif

Le dispositif adopté par le Bureau du Sénat retient deux modalités de prise en charge des frais de mandat :

  • le paiement direct par le Sénat de prestations clairement identifiées auprès de fournisseurs avec lesquels il contracte directement (frais de transport, affranchissement, taxis parisiens, téléphonie) et dans la limite de plafonds ;
     
  • le versement d'avances :
     
    • une avance générale versée mensuellement d’un montant de 5.900 € (l’ancienne IRFM nette s’élevait à 6.109 €) et adaptée à la situation particulière des Sénateurs ultramarins ou représentants les Français établis hors de France ;
       
    • trois avances strictement dédiées à la prise en charge de frais spécifiques :
       
      • au titre des dépenses informatiques ou bureautiques, versée selon une périodicité adaptée aux besoins d’équipement des Sénateurs : 3.000 € le 1er octobre de chaque renouvellement sénatorial, 1.000 € le 1er janvier de chaque année  ;
         
      • au titre de l’hébergement parisien en raison de la nécessité d’une double résidence (avance mensuelle de 1.200 €) ; ne sont pas concernés les Sénateurs parisiens ainsi que ceux disposant d’un bureau-chambre au Sénat  ;
         
      • au titre des obligations de représentation des Sénateurs exerçant des fonctions particulières : Vice-Présidents, Questeurs, Présidents et rapporteurs généraux de commission, Présidents de groupe, Présidents de délégation (avance mensuelle de 675 €).

Il s’agit d’une architecture unifiée et clarifiée de prise en charge des frais de mandat.

Pour justifier de l’usage des avances, un sénateur doit enregistrer sur une application informatique les justificatifs des dépenses qu’il a acquittées. À la fin de chaque année, le montant des dépenses justifiées sur l’application informatique permet de connaître le niveau utilisé des avances et le Comité de déontologie s’assure ensuite, dans le cadre de sa campagne de contrôle, du bon usage des fonds. À partir de cette information, le montant des avances non utilisées une année par le sénateur n’est pas reversé l’année suivante au sénateur puisqu’il dispose toujours de cette somme sur son compte dédié au versement des avances.

Ce dispositif a pour conséquence qu’il n’est pas versé par le Sénat à un sénateur l’intégralité du montant annuel des avances si une partie de ces avances n’a pas été utilisée l’année précédente : c’est une « enveloppe fermée ».

 

Le contrôle

Le contrôle des dépenses imputées sur ces avances est exercé, conformément à la loi, par le Comité de déontologie parlementaire assisté du tiers de confiance

Il intervient a posteriori, permettant ainsi d’avoir une vue globale des dépenses. Le Comité apprécie :

  • l’éligibilité des dépenses engagées au regard du référentiel de frais de mandat arrêté par le Bureau ;
  • l’exactitude des justificatifs fournis ;
  • le lien avec l’exercice du mandat ;
  • le caractère raisonnable de la dépense.

Toute dépense doit être justifiée. Pour les seules dépenses pour lesquelles le sénateur n’a pas obtenu de justificatif établi par un tiers, il appartient au Sénateur d’attester lui-même de cette dépense. Le montant de ces dépenses ne peut excéder 15 % du montant de l’avance générale. Ces dépenses suivent donc la même procédure que les autres dépenses (enregistrement sur l’application informatique, indication d’un montant et d’un objet, etc.) : seule la manière de les justifier diffère.

Pour ce faire, le Comité de déontologie parlementaire établit chaque année son programme de contrôle.

La méthodologie suivie est précisée par le référentiel de contrôle élaboré par la Compagnie nationale des commissaires aux comptes et approuvé par le Comité de déontologie. Elle est communiquée à la mission de certification des comptes du Sénat conduite par la Cour des comptes.

Tout Sénateur, même s’il a quitté ses fonctions en cours d’année, est contrôlé, soit de manière approfondie, soit de manière transversale. Au cours de son mandat, tout Sénateur est contrôlé au moins une fois de manière approfondie. Concrètement, entre les Sénateurs, selon que leurs justificatifs sont soumis à un contrôle approfondi (de 40 % à 60 % du volume financier des dépenses déclarées) ou transversal  (de 20 % à 30 % du volume financier des dépenses déclarées), seule l’intensité du contrôle varie. En outre, tout Sénateur peut faire l’objet de contrôles complémentaires (pouvant aller jusqu’à 80 ou 90 % du volume financier des dépenses justifiées comme des frais de mandat) si les premiers contrôles font apparaître des anomalies récurrentes ou d’une ampleur inhabituelle.

Le contrôle s’effectue en deux temps : les experts-comptables examinent les justificatifs, posent des questions éventuellement aux Sénateurs concernés pour avoir les précisions utiles et signalent au Comité de déontologie uniquement les dépenses pour lesquelles ils n’ont pas obtenu d’éclaircissements ou pour lesquelles les éléments produits ne leur ont pas paru complets.

Le Comité de déontologie interroge alors les Sénateurs sur ces dépenses restant en suspens et statue en fonction des nouveaux éléments communiqués. Si la dépense ne paraît toujours pas conforme à la règlementation, le Comité en sollicite le remboursement. Il distingue les irrégularités (c’est-à-dire une dépense qui n’aurait pas dû être prise en charge au titre des frais de mandat) et une erreur de saisie ou « doublon » qui est une simple erreur matérielle (comme un double enregistrement d’un justificatif par un double clic, par exemple).

Le comité de déontologie peut être également saisi à tout moment par le Président du Sénat, à son initiative ou à la demande des Questeurs, de demandes d’éclaircissement relatives à la prise en charge par un Sénateur de ses frais de mandat.

Ces contrôles ont pour objectif de prévenir un mauvais usage des fonds publics, en obligeant au reversement rapide des sommes qui n’auraient pas été correctement utilisées. La réforme de 2017 institue donc un dispositif de contrôle qui a vocation à assurer la prévention d’infractions.

Ces procédures peuvent néanmoins aboutir à une sanction disciplinaire en cas de manquement grave par un sénateur aux principes déontologiques, comme le principe de probité ou d’intégrité, en application de l’article 99 ter du Règlement du Sénat. C’est le Bureau du Sénat qui la prononcerait sur proposition de son Président. À ce jour, le Comité de déontologie n’a jamais constaté d’irrégularités qui justifieraient une telle sanction.

Le Comité de déontologie remet chaque année au Président du Sénat, aux fins de communication au Bureau, un rapport rendant compte des contrôles effectués et faisant part de ses recommandations. Le rapport d’activité du Comité de déontologie, rendu public sur le site internet du Sénat, reprend l’essentiel des informations transmises au Bureau sur le déroulement des opérations de contrôle, en précisant notamment la méthodologie suivie ou les constatations générales.