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Informations générales sur la XXe RÉUNION DE L’ASE

LIEU DE LA RÉUNION


La XXe réunion de l’ASE se tiendra du 13 au 15 juin 2019 au Palais du Luxembourg, dans les locaux du Sénat de la République française :
        15, rue de Vaugirard
        Paris (6ème arrondissement).
Les délégations auront accès au téléphone et au réseau wifi du Sénat.

COMPOSITION DES DÉLÉGATIONS


Chaque délégation peut comprendre jusqu’à six membres, au maximum. Ce chiffre inclut : le président ou la présidente de la délégation, le(s) parlementaire(s), le(s) fonctionnaire(s), le personnel technique (officiers de sécurité, communication, …), le(s) éventuelle(s) interprète(s) et le cas échéant, le personnel diplomatique.

ACCUEIL, ENREGISTREMENT ET BADGES


Un service d’accueil est prévu, le jeudi 13 juin, à l’hôtel Concorde Montparnasse. Les participants recevront un badge, qui leur permettra d’accéder aux lieux de la réunion, ainsi que les documents et renseignements utiles pour la réunion.

HÉBERGEMENT


Chaque délégation réserve et paie les chambres de ses membres.

Le Sénat français a sélectionné un hôtel situé dans le centre de Paris, à proximité des lieux de réunion, l’hôtel Concorde Montparnasse (Place de Catalogne, 14ème arrondissement).
Le mois de juin correspond à Paris à la haute saison touristique et tous les hôtels sont rapidement complets. Les demandes de réservation devront donc être effectuées au plus tard le 12 avril 2019. Au-delà de cette date, les conditions préférentielles de réservation proposées pour les nuits des 13 et 14 juin par l’hôtel Concorde Montparnasse ne seront plus valables et la disponibilité des chambres ne sera plus garantie.

Si vous souhaitez réserver au Concorde Montparnasse, nous vous demandons de bien vouloir :

  • contacter Mme Emmanuelle SIROT en lui adressant un mail (ESIROT@hotel-montparnasse.com) ;
  • signaler lors de votre réservation que vous participez à la session 2019 de l’ASE.

Ceci vous permettra de bénéficier des conditions préférentielles accordées par l’hôtel aux délégations participant à la XXe réunion de l’ASE.

Pour votre information, le Sénat a négocié les conditions d’annulation suivantes (les pénalités sont calculées sur la base du tarif contracté) :

  • Jusqu’au 12 février 2019, annulation sans frais ;
  • Jusqu’au 12 mars 2019 : toute annulation totale ou partielle sera facturée à hauteur de 35 % ;
  • Jusqu’au 12 avril 2019 : toute annulation totale ou partielle sera facturée à hauteur de 50 % ;
  • Jusqu’au 28 mai 2019 : toute annulation totale ou partielle sera facturée à hauteur de 75 % ;
  • A partir du 29 mai 2019 : toute annulation totale ou partielle sera facturée à hauteur de 100 %.

 

TRANSPORT


Le Sénat français propose le transport des participants par bus ou voiture pendant la durée de la session. Les délégations ou participants qui ne résideront pas dans l’hôtel sélectionné par le Sénat (Hôtel Concorde Montparnasse) devront organiser elles-mêmes leurs déplacements.

Jeudi 13 juin

  • À l’arrivée, les ambassades se chargeront d'organiser le transfert de leur délégation entre l'aéroport/la gare et son hôtel. Pour des raisons d'organisation, nous vous prions néanmoins de bien vouloir nous donner les précisions relatives à votre arrivée et votre départ.
  • Le cocktail de bienvenue se tiendra à l’hôtel Concorde Montparnasse.


Vendredi 14 juin

  • Les délégations résidant à l’hôtel Concorde Montparnasse seront conduites au Sénat le matin, pour l’ouverture de la réunion, et y seront raccompagnées en fin d’après-midi.
  • Un transfert sera également assuré afin de permettre aux délégations résidant à l’hôtel Concorde Montparnasse de se rendre au Sénat pour le dîner officiel. Le retour à l’hôtel se fera dans les mêmes conditions.


Samedi 15 juin

  • À 11 heures, à la caserne des Célestins (18, boulevard Henri IV, Paris, 4ème arrondissement), le régiment de cavalerie de la garde républicaine fera une démonstration. Un transfert sera assuré à partir de l’hôtel Concorde Montparnasse (départ à 10 h 30) ; les participants résidant dans d’autres établissements se rendront à la caserne par leurs propres moyens.
  • La démonstration sera suivie d’un déjeuner sur place (fin prévue à 14 heures).
  • La suite de la journée étant libre, le Sénat n’assurera pas l’acheminement des membres des délégations vers les aéroports/gare pour le retour, ni un éventuel transfert vers l’hôtel.
     

LANGUES


Le Sénat assurera l’interprétariat français-anglais des travaux de la session du vendredi 14 juin. En cas d'utilisation d'une autre langue, les membres de la délégation devront, à leurs frais, se faire accompagner d'un(e) interprète.

CORRESPONDANTS DU SÉNAT POUR LES DÉLÉGATIONS


Pour toute question avant la réunion, merci d’envoyer un mél à ase2019@senat.fr ou d’appeler au +33 (0)1.42.34.33.07, en précisant le cas échéant le numéro de référence attribué à la fin du processus d’inscription.

Pendant leur séjour à Paris, les délégations se verront indiquer un référent au sein de l’équipe d’organisation.

Contacts

Association des Sénats d'Europe

* Informations disponibles suite à la réunion