Question de M. OUDIN Jacques (Vendée - RPR) publiée le 12/11/1998
M. Jacques Oudin demande à M. le ministre de l'intérieur de bien vouloir lui préciser de quelle façon les membres des conseils des structures intercommunales à fiscalité propre (conseil de communautés urbaines, de communautés de communes ou de district) peuvent être remboursés de leurs frais de déplacement, dans le cadre des missions qu'ils sont amenés à effectuer, à la demande du conseil auquel ils appartiennent, pour participer aux très nombreuses réunions auxquelles ils sont conviés. Il lui demande, en particulier, de bien vouloir lui préciser les différentes modalités de prise en charge de ces frais de mission et des indemnités kilométriques dans le cas où le membre du conseil de la structure intercommunale perçoit ou non une indemnité de fonction. Il lui demande enfin de bien vouloir lui préciser les références de tous les textes, lois, décrets, circulaires ou instructions qui concernent ce problème.
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Réponse du ministère : Intérieur publiée le 07/01/1999
Réponse. - En matière de frais de mission ou de transport des élus siégeant dans les conseils des établissements publics de coopération intercommunale, il convient de se référer aux règles applicables aux élus communaux. S'agissant des frais de missions aux termes de l'article L. 2123-18 du code général des collectivités territoriales, les fonctions de maire, d'adjoint, de conseiller municipal, de président et de membre de délégation spéciale donnent droit au remboursement des frais que nécessite l'exécution des mandats spéciaux. Les frais ainsi exposés peuvent être remboursés forfaitairement dans la limite du montant des indemnités journalières allouées à cet effet aux fonctionnaires de l'Etat. Les dépenses de transport effectuées dans l'accomplissement de ces missions sont remboursées sur présentation d'un état de frais. La circulaire du 15 avril 1992 relative aux conditions d'exercice des mandats locaux (JO du 31 mai 1982) rappelle le contenu ainsi que les modalités d'application de ces dispositions. La circulaire relève ainsi le caractère particulier de la notion de mandat spécial qui est essentiellement jurisprudentielle et dont le juge administratif a fixé quelques éléments de définition. La notion de mandat spécial s'applique uniquement aux missions accomplies dans l'intérêt de la commune, par un membre du conseil municipal, avec l'accord de celui-ci (CE, 24 mars 1950, sieur Maurice contre commune de Langeais). Les missions exercées dans ce cadre doivent présenter un caractère exceptionnel, c'est-à-dire qu'elles doivent différer des missions traditionnelles d'un conseiller municipal et être temporaires. Le mandat spécial, qui exclut les activités courantes de l'élu, doit correspondre à une opération déterminée de façon précise. Il doit entraîner des déplacements inhabituels et indispensables. L'organisation d'une manifestation de grande ampleur (festival, exposition), un surcroît de travail momentané et exceptionnel (catastrophe naturelle), le lancement d'une opération nouvelle (chantier important) peuvent être de nature à justifier l'exercice d'un mandat spécial. Ainsi, un élu ne peut prétendre au remboursement de ses frais de déplacement pour se rendre à la préfecture ou auprès d'administrations ou pour participer à des réunions de travail qui entrent dans le cadre normal de l'exercice de son mandat. La circulaire du 15 avril 1992 précitée rappelle les modalités de prises en charge, d'une part, des frais de séjour, encore appelés frais de mission et, d'autre part, des frais de transport engagés par les élus pour l'exécution de mandats spéciaux. Cette circulaire précise que les frais de séjour (frais d'hébergement et de restauration) sont remboursés forfairement sur la base des indemnités journalières allouées pour le même objet aux fonctionnaires de l'Etat. Il convient donc de se reporter au décret nº 90-437 du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occassionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'il sont à la charge des budgets de l'Etat, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés et à ses arrêtés d'application. Les montants des indemnités journalières de séjour sont fixés par l'arrêté du 15 novembre 1993 pris pour l'application de l'article 9 du décret du 28 mai 1990 précité applicable aux fonctionnaires de l'Etat. Cependant, la circulaire du 15 avril 1992 reconnaît qu'il est possible aux communes, sur décision de l'assemblée délibérante, de rembourser les élus municipaux sur la base des frais réellement exposés au cours de leur mission, à la condition expresse que les sommes engagées ne sortent pas du cadre de la mision assignée à l'élu et ne présentent pas un montant manifestement excessif. Par ailleurs, la circulaire susvisée indique que le droit au remboursement des frais de séjour n'implique pas que les élus municipaux soient dans l'obligation de faire l'avance de ces frais, leur prise en charge pouvant être assurée directement par la commune, si le conseil municipal en a décidé ainsi. La circulaire rappelle que les frais de transport sont remboursés aux frais réels sur justificatifs de frais. Cependant, les conseils municipaux peuvent adopter le remboursement forfaitaire accordé aux fonctionnaires de l'Etat, sur la base des indemnités kilométriques prévues par le décret du 28 mai 1990 précité. Cette faculté, laissée à l'initiative des conseils municipaux, est destinée à faciliter les modalités du remboursement dans les cas où l'établissement d'un état des frais réels de transport s'avère complexe. Le versement, par les communes, des indemnités kilométriques aux conseillers municipaux qui utilisent leur véhicule personnel à l'occasion de déplacements nécessaires à l'exécution d'un mandat spécial intervient donc selon les taux fixés par l'arrêté du 15 novembre 1993 pris pour l'application de l'article 31 du décret du 28 mai 1990 précité applicable aux fonctionnaires de l'Etat. Les dispositions de l'article L. 2123-18 du code général des collectivités territoriales qui prévoient le remboursement des frais engagés par les élus municipaux dans l'éxécution de mandats spéciaux sont rendues applicables aux communautés urbaines et aux communautés de villes par les articles L. 5215-16 et L. 5216-12 du code général des collectivités territoriales. Leur application n'a pas été étendue expressément par la loi aux autres établissements publics de coopération intercommunale. Toutefois, la circulaire du 15 avril 1992 précise que les règles définies en la matière pour les élus municipaux peuvent être considérées comme directement applicables aux élus siégeant dans les établissements publics de coopération intercommunale. S'agissant des frais de déplacement des membres des conseils ou comités des établissements publics de coopération intercommunale pour participer aux réunions où ils représentent leur commune, la circulaire du 15 avril 1992 relative aux conditions d'exercice des mandats locaux reconnaît à ces établissements la possibilité de rembourser aux présidents, vice-présidents ou membres de leur conseil leurs frais de déplacement pour se rendre aux réunions de l'établissement, dès lors que ces élus ne perçoivent pas d'indemnités de fonction et que l'établissement siège dans une commune autre que celle qu'ils représentent. La dépense est à la charge du budget de l'établissement ainsi que le précise la circulaire. La prise en charge de ces frais intervient selon les modalités définies par la circulaire du 15 avril 1992. Une clarification paraissant nécessaire sur ces deux points, le projet de loi relatif à l'organisation urbaine et à la simplification de la coopération intercommunale, qui sera prochainement soumis au Parlement, comporte des mesures qui, d'une part, étendent expressément à l'ensemble des établissements publics de coopération intercommunale l'application des dispositions de l'article L. 2123-18 précité et, d'autre part, prévoient le remboursement des frais de déplacement des membres non indemnisés des conseils ou comités des établissements publics de coopération intercommunale.
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