Question de M. POIRIER Jean-Marie (Val-de-Marne - UMP) publiée le 24/07/2003
M. Jean-Marie Poirier souhaite appeler l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales sur quelques incertitudes juridiques concernant la communicabilité de certains documents administratifs communaux. Lors des comités techniques paritaires, les organisations syndicales se réfèrent à l'article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public afin de demander la communication à toute personne qui en ferait la demande des listes des personnels municipaux promouvables retenus au titre de la promotion interne et de l'avancement de grade. Cet article dispose que les rapports, études, compte rendus, procès-verbaux, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles portant interprétation du droit positif sont des documents communicables à toute personne qui en fait la demande. L'article 2 précise néanmoins que le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Or, la liste des personnes promouvables s'apparente davantage à un document préparatoire préalable aux décisions finales prononcées par l'autorité territoriale qu'à un document achevé comme l'arrêté dressant le tableau annuel d'avancement et celui relatif à la liste d'aptitude au titre de la promotion interne. Par ailleurs, l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 dispose que les documents portant une appréciation ou un jugement de valeur sur toute personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ne sont communicables qu'aux intéressés. La liste des personnes promouvables étant un document portant une appréciation sur la qualité du travail effectué par les agents de la fonction publique territoriale ne devrait par conséquent être communiqués qu'aux seuls agents dont le nom figure sur la liste. Les avis de la commission d'accès aux documents administratifs (CADA) ne permettent pas de définir une position claire sur la communicabilité de ce type de document. En effet, dans l'avis du 6 octobre 1994, " Grenouillet/ Syndicat CFDT Interco 93 ", la CADA a indiqué que la liste des agents proposés par l'autorité territoriale pour l'avancement de grade ou la promotion interne n'était accessible qu'aux personnes concernées. Dans un avis du 20 février 1992, " Maire de Poissy ", elle avait en revanche émis un avis favorable à la communication des tableaux d'avancement de grade à toute personne qui en faisait la demande sous réserve que n'y figurent pas les notes et appréciations attribués aux agents. Face à l'absence de position de principe sur la communicabilité des listes de personnes promouvables, les collectivités hésitent à faire droit à certaines demandes de communication. Or, s'agissant de la communication de documents administratifs, les délais sont très courts puisque le silence gardé pendant un mois vaut refus implicite, ce qui est source de contentieux. Il lui demande en conséquence de bien vouloir lui indiquer dans quelles mesures les listes de personnes promouvables sont communicables par l'autorité territoriale à toute personne qui en fait la demande. Il lui demande également s'il ne serait pas opportun de rédiger une circulaire relative à la communication des documents administratifs afin d'assurer une meilleure information des maires.
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Réponse du Ministère de l'intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales publiée le 22/01/2004
La commission d'accès aux documents administratifs considère que la liste des agents promouvables selon les règles statutaires d'un cadre d'emplois est communicable de plein droit à toute personne qui en ferait la demande, en application de l'article 2 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public. Il n'en va pas de même de la liste des agents proposés à l'avancement par l'employeur en fonction de critères de sélection propres à la collectivité s'ils révèlent une appréciation sur la manière de servir de ces agents, protégés par le secret de la vie privée. Hormis les membres de la commission administrative paritaire compétente pour donner un avis sur ces propositions, une telle liste n'est alors communicable qu'aux intéressés, chacun pour ce qui les concerne, en application de l'article 6-II de la loi précitée. Enfin, il est rappelé que la loi du 17 juillet 1978 précitée a précisément confié à la commission d'accès aux documents administratifs, outre la mission d'émettre des avis lorsqu'elle est saisie par des personnes qui rencontrent des difficultés pour obtenir la communication d'un document administratif, un rôle de conseil des autorités concernées. Les élus locaux peuvent donc lui demander directement des précisions sur toute question relative à l'application de cette loi. La commission peut être saisie par simple lettre adressée à Mme la présidente de la commission d'accès aux documents administratifs, 35, rue Saint-Dominique, 75700 Paris 07 SP.
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