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Documents administratifs

12 ème législature

Question écrite n° 16838 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI)

publiée dans le JO Sénat du 31/03/2005 - page 888

M. Jean Louis Masson demande à M. le Premier ministre de lui préciser si les courriers électroniques (courriels) des administrations constituent, au même titre que les courriers papiers, des documents administratifs communicables au sens de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.



Réponse du Premier ministre

publiée dans le JO Sénat du 21/04/2005 - page 1129

L'honorable parlementaire a appelé l'attention de M. le Premier ministre sur la question de savoir si les courriers électroniques des administrations constituent des documents administratifs communicables. Il ressort des dispositions de l'article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, tel que modifié en dernier lieu par la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l'administration, que « sont considérés comme documents administratifs (...) tous dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives, avis, prévisions et décisions, qui émanent de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics ou des organismes de droit public ou privé chargés de la gestion d'un service public. Ces documents peuvent revêtir la forme d'écrits, d'enregistrements sonores ou visuels, de documents existant sur support informatique ou pouvant être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. » Sur le fondement de cette définition, la commission d'accès aux documents administratifs a ainsi estimé, dans un avis référencé 20020741 du 14 mars 2002, à propos d'un courriel se rapportant à la mutation d'un agent que « les courriers électroniques doivent être regardés comme des documents au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Dès lors qu'ils sont échangés au sein d'un service administratif pour les besoins de ce service, ils sont de nature administrative et sont soumis comme tels au droit d'accès organisé par ce texte ». Il convient cependant de rappeler que le droit d'accès à de tels documents, indépendamment de la forme sous laquelle ils existent, s'exerce dans les conditions et dans les limites définies par la loi précitée. En premier lieu, l'exercice du droit d'accès est subordonné à la condition qu'une copie de ces documents ait été conservée sous forme électronique ou sur support papier. En second lieu, la communication d'un tel document peut être soit refusée, soit restreinte à certaines personnes, en application de l'article 6 de la loi précitée.