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Archivage électronique

13e législature

Question écrite n° 10501 de M. Laurent Béteille (Essonne - UMP)

publiée dans le JO Sénat du 15/10/2009 - page 2394

M. Laurent Béteille attire l'attention de M. le ministre de la culture et de la communication sur l'archivage électronique.

L'enjeu est d'importance, tant pour des raisons administratives, juridiques qu'historiques. La conservation et la valorisation des archives font partie des dépenses obligatoires des collectivités. Or, l'État incite aujourd'hui les collectivités à entrer dans l'ère numérique et à dématérialiser les marchés publics, les actes administratifs, les documents comptables etc…

Sans nier les multiples intérêts de la dématérialisation, les nouvelles technologies posent des difficultés spécifiques en terme de conservation, à moyen et à long terme. Les recommandations qui existent paraissent en l'état difficilement applicables par les collectivités. Des collectivités pilotes dans la dématérialisation ne semblent pas avoir pris la mesure de la complexité de la question, pourtant essentielle, de la pérennité de ces informations, tandis que d'autres ont pris la décision d'archiver sur papier des actes établis à l'origine par voie électronique.

L'article 36 de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives stipulait : « Le Gouvernement présente au Parlement au plus tard un an à compter de la promulgation de la présente loi, puis tous les 3 ans, un rapport portant sur la conditions de collecte, classement, conservation et communication des archives en France. Ce rapport présente en particulier les mesures destinées à assurer la pérennité des archives numériques ». A ce jour, aucun document n'a été publié.

Au vu de ces difficultés, il lui demande donc ce qu'il compte entreprendre afin de sensibiliser et d'acccompagner les collectivités dans ce défi technologique.



Réponse du Ministère de la culture et de la communication

publiée dans le JO Sénat du 17/12/2009 - page 2945

La question de l'archivage électronique se pose avec une nouvelle acuité depuis que le nouveau contexte juridique (loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique) accorde une même valeur probante au document sur support papier et au document sur support électronique, sous réserve que l'auteur de l'acte soit bien identifié et que l'acte a été établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. À partir du moment où des documents sont produits sous une forme originellement native et signés sous forme électronique, ils deviennent des originaux numériques à conserver dans les mêmes conditions qu'étaient conservés les originaux papier. La conservation des données devient alors un enjeu essentiel : enjeu pour la preuve, la traçabilité des décisions prises et des opérations effectuées, la maîtrise de l'information ; enjeu pour le patrimoine numérique en cours de constitution. Or il existe une véritable spécificité de l'archivage numérique. En effet, désormais le support et le contenu de l'information ne sont plus indissociables, ce qui entraîne des conséquences majeures. L'affichage d'une information numérique est le résultat d'une harmonie entre systèmes logiciels, systèmes matériels, systèmes d'exploitation, périphériques qui sont tous soumis, à des rythmes différents et de plus en plus rapides, à un risque d'obsolescence. Archiver de manière pérenne une information numérique revient par conséquent à la rendre indépendante de son environnement d'origine afin de pouvoir la restituer lorsque cela sera utile dans l'environnement qui sera celui du temps de la restitution. Les réponses à ce défi sont de plusieurs ordres. En premier lieu, il convient d'avoir une idée claire de la façon dont on va transformer un contenu de données en contenu d'information de manière à disposer de tous les éléments descriptifs, d'identification, de structure, de gestion, administratifs, juridiques, techniques (métadonnées) permettant de restituer ce contenu dans toute son intelligibilité à la communauté de ses utilisateurs au-delà de ceux qui l'ont produit. En second lieu, il convient de mettre en place un modèle organisationnel du service d'archivage électronique autour des fonctions de collecte, contrôle et prise en charge, de stockage, de gestion des données descriptives, d'accès, d'administration et de planification de la pérennisation. En troisième lieu, il est indispensable de veiller à la conservation des archives sur le long terme grâce au choix de formats ouverts, à la surveillance de l'état des supports, aux campagnes de migration, si besoin, des formats et de migrations systématiques des supports, à une veille technologique permettant d'anticiper les changements, grâce à une politique de duplication des archives sur deux sites distants. Enfin, l'intégrité des archives prises en charge doit être assurée grâce à des technologies basées sur la cryptographie (jeux d'empreintes, jetons d'horodatage, tenue de journaux visant à assurer la traçabilité des opérations). Il était par conséquent d'autant plus essentiel que l'archivage électronique soit inscrit dans les différents plans stratégiques pour le développement de l'administration électronique. Aujourd'hui, le document France numérique 2012, plan de développement de l'économie numérique, consacre une section entière au développement de l'administration électronique avec une action spécifique (numéro 124) relative aux actions à mener afin de « prévoir et assurer l'archivage électronique des données et documents numériques », visant à assurer leur lisibilité, leur intelligibilité, leur fiabilité et leur intégrité. Cette action est pilotée par la direction des Archives de France, en collaboration étroite avec la direction générale de la modernisation de l'État (DGME). Une étude a par ailleurs été réalisée dès 2005, visant à décrire les fonctionnalités et évaluer les coûts d'une plate-forme d'archivage électronique, que ce soit au sein des services producteurs (archivage intermédiaire) ou du réseau public des Archives. Par ailleurs, dans le cadre des référentiels Archives à élaborer (qui intègre le référentiel général d'interopérabilité dans sa version actuelle), un standard d'échanges de données pour l'archivage a été élaboré en 2006 avec la DGME. Ce standard, en cours de normalisation au niveau européen et international, qui aura fait l'objet d'un consensus de la part des différents acteurs du marché de l'archivage électronique, pourra être utilisé tant par le secteur public que privé et a, par conséquent, vocation à être développé par plusieurs éditeurs. Il vise à faciliter les échanges entre un service d'archives et ses différents partenaires et constitue un élément clé pour assurer l'interopérabilité entre les systèmes d'information ayant à transférer, communiquer ou éliminer des archives. D'ores et déjà, il est intégré ou en cours d'intégration (pour l'export) dans des plates-formes de télétransmission pour des processus comme le contrôle de légalité dématérialisé, les processus comptables (programmes Helios) ou encore les marchés publics dématérialisés, ainsi que dans plusieurs applications métier (du domaine social notamment) ou de gestion électronique de documents. Des éditeurs de logiciels d'archives ont également en projet de l'intégrer (en import) dans les platesformes d'archivage électronique. Parallèlement, la direction des Archives de France a participé à l'étude lancée par l'actuelle Agence nationale pour la sécurité des systèmes d'information (ANSSI), portant sur les enjeux juridiques d'un archivage sécurisé, qui a abouti à la définition d'une politique d'archivage type dans le secteur public, accompagnée d'une grille d'audit pour les futurs services d'archivage électronique, ainsi qu'à un modèle de cahier des charges pour ceux qui veulent mettre en place un service d'archivage électronique. Plus généralement, la direction des Archives de France participe activement aux travaux de normalisation conduits dans ce domaine et souhaite en outre impulser la mise en place d'une certification des prestataires dans le domaine de l'archivage électronique, sur la base d'une norme de l'AFNOR qui a fait l'objet d'une refonte en mars 2009. Concernant les collectivités territoriales, des actions d'accompagnement nombreuses, sur la base de ces référentiels, sont menées par la direction des Archives de France, en appui au réseau public des archives (archives départementales, municipales, régionales) ainsi qu'aux services administratifs des collectivités. Les formations sur l'archivage numérique se sont multipliées depuis cinq années, dispensées par la direction des Archives de France ainsi que par le groupe Pérennisation des informations numériques (PIN) de l'association Aristote, auquel la direction des Archives de France participe très activement. Des actions spécifiques de grande ampleur ont été menées depuis 2006 dans le secteur social afin de mettre en place dans les applications métier concernées une gestion maîtrisée du cycle de vie des informations gérées et permettre ensuite leur élimination réglementaire (avec le visa de l'administration des archives) ou leur prise en charge pour archivage définitif par les services publics d'archives. Ces actions ont été conduites pour les différents processus existants dans ce domaine, le dernier en date étant l'action menée à la demande de l'Association des directeurs des Maisons départementales des personnes handicapées (MDPH) avec la publication d'un vade-mecum sur la dématérialisation et l'archivage des dossiers des MDPH. Par ailleurs, toujours pour les collectivités territoriales, la direction des Archives de France a accompagné le conseil général des Yvelines, qui a mis en place en 2008 une plate-forme d'archivage électronique, dont les sources sont libres de droit. Parallèlement, la direction des Archives de France a mis en place, pour les Archives nationales, une plate-forme d'archivage électronique pilote (PIL@E) actuellement en cours de mise en production. L'expérience acquise a ainsi servi aux travaux menés par le conseil général des Yvelines. Sur la base de ces travaux, le conseil général de l'Aube apporte également une contribution importante en enrichissant les fonctionnalités de la plate-forme initiale des Yvelines, notamment dans le domaine des contrôles et des vérifications de signature des documents archivés. Des projets d'archivage électronique sont également en cours dans le cadre de plate-formes régionales comme e-Bourgogne ou Megalys en Bretagne, le syndicat intercommunal des collectivités territoriales informatisées des Alpes-Méditerranée ou encore le syndicat mixte Agence landaise pour l'informatique. Plusieurs collectivités ont également entrepris des études sur le sujet, voire ont commencé la collecte de certains types de données numériques (conseils généraux de la Haute-Garonne, du Nord, du Finistère, de la Loire, de la Dordogne, de la Martinique, du Calvados, de l'Hérault, des Bouches-du-Rhône, villes de Marseille, de Lyon, de Rennes). Enfin, l'ensemble de ces travaux et avancées devraient converger durant les prochains mois à l'élaboration d'outils logiciels libres de droits développées dans le cadre d'un groupe de travail sur l'archivage numérique mis en place par l'ADULLACT : projet Asal@e.