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Tenue des registres communaux

13e législature

Question écrite n° 15565 de M. Rémy Pointereau (Cher - UMP)

publiée dans le JO Sénat du 21/10/2010 - page 2720

M. Rémy Pointereau attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales sur l'application du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010, pris en application de la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures, qui prévoit notamment de nouvelles dispositions concernant la tenue des registres communaux.
En effet, des maires de communes rurales lui ont fait remarquer que les nouvelles dispositions, loin de simplifier et d'alléger les procédures comme le vise le décret, ont l'effet inverse. Au lieu d'utiliser des registres cotés et paraphés dans lesquels étaient collés les délibérations et arrêtés imprimés sur du papier « classique », il est désormais demandé d'utiliser du papier « permanent » pour l'inscription des délibérations, l'encre d'impression devant être stable dans le temps et neutre, et tout collage étant interdit. De plus, pour les communes de plus de 1 000 habitants, les feuillets mobiles doivent être reliés au plus tard en fin d'année dans les conditions assurant la lisibilité des délibérations, et dans les communes de moins de 1 000 habitants tous les cinq ans.
Ces dispositions sont estimées plus complexes et plus coûteuses que celles en vigueur jusqu'alors.
Il souhaite donc que lui soient précisées les raisons de ces modifications qui ne sont pas perçues comme des simplifications et qui vont assurément entraîner des frais de fonctionnement supplémentaires, à un moment où les plus petites communes ne disposent que de moyens financiers et humains très limités.

Transmise au Ministère chargé des collectivités territoriales



Réponse du Ministère chargé des collectivités territoriales

publiée dans le JO Sénat du 14/04/2011 - page 941

Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales (CGCT) a modifié, par ses articles 5 à 8, le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres communaux, à savoir les articles R. 2121-9, R. 2122-7 et R. 2122-8 du code général des collectivités territoriales. Ce cadre réglementaire relevait jusqu'alors essentiellement du décret n° 70-150 du 17 février 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux et de l'arrêté interministériel du 3 juillet 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux. Adapté au contexte institutionnel et aux techniques d'édition et de conservation de documents qui prévalaient il y a quarante ans, ce cadre était devenu obsolète. En effet, les services départementaux d'archives ont constaté la détérioration au fil des ans des registres communaux notamment lorsque les feuillets des délibérations étaient collés dans des registres à souches, entraînant de nombreuses pertes de documents ou d'altérations dues à l'acidité des colles employées. Aussi, les modifications apportées par le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 ont pour objet d'assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d'édition. L'article R. 2121-9 du CGCT modifié par le décret précité prescrit désormais l'utilisation de papier permanent et d'une encre d'impression stable et neutre. Pour répondre aux interrogations que peuvent susciter ces modalités de conservation, la circulaire n° NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements, élaborée en concertation avec l'Association des maires de France, est venue préciser les normes recommandées. Celles-ci ne sont pas d'usage exceptionnel. Le papier permanent prescrit par la circulaire précitée est largement disponible auprès de la plupart des fournisseurs papetiers. En ce qui concerne l'encre, il est recommandé d'utiliser une imprimante laser noir et blanc d'usage a priori désormais courant. La norme ISO prévue pour l'encre d'impression et visée également dans la circulaire a en outre un caractère de simple recommandation. En outre, pour tenir compte des spécificités des petites communes de moins de 1 000 habitants, en regard au nombre de délibérations prises chaque année ainsi qu'à leurs moyens financiers et humains, le décret du 8 juillet 2010 prévoit que ces communes pourront ne procéder à la reliure des feuillets mobiles des délibérations que tous les cinq ans. Ce délai est un terme maximal. Les communes concernées qui le souhaitent peuvent évidemment effectuer la reliure des registres avant l'expiration de ce délai. Il s'agit en tout état de cause, par ces nouvelles dispositions, que les communes puissent assurer la conservation à long terme d'une source essentielle d'informations pour leur histoire.