Question de M. MASSON Jean Louis (Moselle - NI) publiée le 23/08/2012
M. Jean Louis Masson attire l'attention de Mme la garde des sceaux, ministre de la justice, sur le fait que par souci de sécurité, les registres d'état civil ont toujours été réalisés en deux exemplaires. L'expérience prouve que cette mesure est indispensable faute de quoi, lors d'incendie, de guerre ou d'inondation, certains actes risquent d'être perdus. Pour cette raison chaque commune conserve un registre et remet le second au tribunal de grande instance (TGI). Toutefois, les actes ne sont pas définitifs, il convient de les compléter au fur et à mesure par des mentions marginales (mariage, divorce, changement de nom, décès, ). Dans ce cas, la commune concernée transmet régulièrement le bordereau récapitulatif au TGI afin qu'il retranscrive les mentions marginales sur l'exemplaire qu'il détient. Or faute de personnel suffisant, de nombreux TGI n'ont plus les moyens de recopier les mentions marginales et se bornent à stocker en vrac les bordereaux correctifs qu'ils reçoivent des communes. Autant dire qu'au fil des ans, il devient impossible de disposer du second exemplaire mis à jour. Il lui demande quelles sont ses intentions face à cette dégradation du service public.
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Réponse du Ministère de la justice publiée le 06/12/2012
Aux termes de l'article 1er alinéa 1 du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifié, les actes de l'état civil sont inscrits dans chaque commune sur un ou plusieurs registres tenus en double. L'article 4 du même décret précise que les registres doivent être clos et arrêtés par l'officier de l'état civil, à la fin de chaque année. Le dépôt des registres est effectué dans le mois qui suit leur clôture ; l'un des exemplaires est conservé à la mairie, l'autre exemplaire est déposé au greffe du tribunal de grande instance. La conservation de ces registres est assurée par l'officier de l'état civil pour les premiers originaux et le greffe du tribunal de grande instance pour les seconds originaux. Cette double conservation est justifiée pour des raisons de sécurité. Toutefois, si les officiers de l'état civil des communes ont l'obligation de mettre à jour les actes qu'ils détiennent par l'apposition des mentions en marge de ces actes, l'article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social a supprimé cette obligation pour les greffes, à l'exception de ceux des collectivités ultramarines. Pour autant, les greffes doivent conserver les avis de mentions adressés par les officiers de l'état civil. Conscient des difficultés rencontrées, le ministère de la justice travaille, avec l'ensemble des départements ministériels concernés, à la définition des éléments techniques qui permettraient de dématérialiser les échanges des mentions marginales et de constituer une copie de sauvegarde de ces données. S'agissant des moyens humains, l'objectif de renforcer les greffes des tribunaux de grande instance constitue une priorité de politique de gestion des ressources humaines des greffes pour le ministère de la justice. Les recrutements importants de greffiers au cours de ces deux dernières années et ceux prévus dans le cadre de la loi de finances pour 2013, vont permettre d'améliorer sensiblement les conditions de travail des juridictions du premier degré et tout particulièrement des tribunaux de grande instance.
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