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Archivage des documents dématérialisés par les collectivités locales

14e législature

Question écrite n° 08479 de M. Hervé Maurey (Eure - UDI-UC)

publiée dans le JO Sénat du 10/10/2013 - page 2946

M. Hervé Maurey attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur sur l'archivage des documents dématérialisés des collectivités locales.
Les collectivités locales sont amenées à produire un nombre croissant de documents électroniques souvent d'ailleurs pour répondre aux nouvelles règles imposées par l'État en la matière avec la transmission sous forme électronique des pièces comptables (application « Hélios ») ou des actes soumis au contrôle de légalité (aide au contrôle de légalité dématérialisé - ACTES).
Cependant, les pièces ainsi produites doivent, au même titre que les documents papiers, être conservées.
Or, l'archivage électronique sécurisé est encore à ce jour une source d'incertitudes pour les collectivités.
En effet, le stockage en « cloud » appelle un certain nombre de précautions telles que la localisation du prestataire, les conditions de stockage, la protection des données, les délais de récupération etc.
Les coffres électroniques sont également une solution, mais cette appellation n'étant pas encore normalisée, elle est parfois utilisée de manière trompeuse et la norme NFZ42-020 mise en place en 2012 ne fait pas à ce jour l'objet de certificat de conformité.
Dans ces conditions les collectivités, qui, bien souvent, ne disposent pas des moyens d'expertise nécessaires pour analyser les multiples solutions disponibles sur le marché, se retrouvent désarmées.
Aussi, il lui demande quelles mesures le Gouvernement entend mettre en œuvre pour permettre aux collectivités de répondre dans les meilleures conditions à leurs obligations de stockage des documents dématérialisés.

Transmise au Ministère de l'intérieur



Réponse du Ministère de l'intérieur

publiée dans le JO Sénat du 21/08/2014 - page 1965

Monsieur le sénateur évoque l'archivage électronique en tant que source d'incertitudes pour les collectivités territoriales. Les collectivités territoriales et leurs groupements, propriétaires de leurs archives, assurent leur conservation et leur mise en valeur, sous le contrôle technique et scientifique du service interministériel des archives de France (SIAF) de la direction générale des patrimoines (articles L. 212-6, L. 212-6-1, L. 212-10, L. 212-2 du code du patrimoine). Ce service diffuse et élabore les normes relatives à l'archivage électronique et peut conseiller, ainsi que les services départementaux d'archives, les collectivités s'agissant de la conservation de leurs archives. Sur le site internet du SIAF, les collectivités territoriales et leurs groupements peuvent obtenir des informations utiles pour les aider à identifier les normes et les outils pour assurer la conservation de leurs archives électroniques. C'est ainsi qu'est mise à disposition une grille d'évaluation des systèmes d'archivage électronique, visant à apprécier la conformité des offres disponibles vis-à-vis des normes et standards existants. L'agence nationale de la sécurité des systèmes d'information, l'ANSSI, propose également sur son site internet un cahier des charges pour un système d' « archivage électronique » dans le secteur public dont l'objet est précisément d'indiquer à l'administration cliente quels éléments il lui est conseillé d'intégrer dans un cahier des charges en vue de l'acquisition d'un tel système. Par ailleurs, le stockage et la sauvegarde en ligne des données des collectivités territoriales font l'objet d'offres de services de la part d'opérateurs le plus souvent publics, qui peuvent notamment répondre aux besoins des collectivités de petite taille (dont la population est inférieure à 3 500 habitants), sous réserve que ces dernières disposent d'un accès Internet avec un débit suffisant. Des plateformes communes ont déjà été mises en place dans certains départements (Landes, Aube, Yvelines) ou régions (Bretagne ou Bourgogne). En effet, seules des structures d'une certaine ampleur, reposant sur la mutualisation des moyens, peuvent mettre en place des fonctionnalités de réplication/duplication indispensables pour la conservation de ressources numériques. Certains de ces opérateurs ont entamé une démarche visant à leur reconnaître l'agrément de « tiers archiveur ». Actuellement, il existe quelques tiers archiveurs privés et plusieurs « tiers archiveurs » publics opérant sur un périmètre départemental (par exemple, l'ALPI) ou national (par exemple, la Bibliothèque Nationale de France). En effet, tant que le prestataire qui héberge les documents sous forme numérique n'est pas homologué « tiers archiveur » par le SIAF, on ne saurait parler d' « archivage » au sens juridique de système d'archivage électronique à valeur probante, mais seulement de stockage ; si le stockage consiste en un dépôt de documents pas nécessairement classés, l'archivage numérique est une forme de dépôt structuré autour d'un plan de classement - avec indexation, mots clés, etc. Ce plan facilitera par la suite la gestion du cycle de vie du document en fonction des règles de conservation qui lui sont attachées en assurant la traçabilité de toutes les étapes de ce cycle de vie. La mutualisation de ressources à des fins de stockage de données peut aussi être réalisée à moindre coût via le cloud computing, procédé qui consiste en un recours massif à la virtualisation de données stockées sur Internet à un emplacement non déterminé de la toile. Toutefois, il est conseillé aux collectivités de faire appel à des « clouds souverains » dont les serveurs sont installés sur le territoire national, et de mettre en place un encadrement contractuel fort des missions du prestataire en termes d'audit, de continuité et de réversibilité du service. Il existe actuellement deux opérateurs de clouds souverains, Numergy et Cloudwatt, opérationnels depuis 2013. Mais aucun opérateur de cloud (même souverain) n'est à ce jour agréé par le ministère de la culture et ne peut proposer un service d'archivage intermédiaire qui garantirait la valeur probante de l'acte ainsi conservé. Le recours aux coffres-forts électronique pour la conservation des actes paraît moins pertinent en raison de leur faible capacité de stockage. De plus, ils sont pour l'heure insuffisamment encadrés juridiquement. Précisons que, pour l'instant, le système d'information @ctes ne contribue que très marginalement à l'augmentation du nombre des données dématérialisées susceptibles d'être stockées, voire archivées, dans la mesure où le CGCT ne prévoit la dématérialisation des registres des actes des collectivités territoriales et l'affichage électronique de ces mêmes actes qu'à titre complémentaire du papier. Or, l'archivage et le stockage de données numériques ne devraient idéalement concerner que les données qui existent exclusivement sur support numérique. La future loi sur le patrimoine prévue pour 2014 devrait dissiper les zones d'ombre qui résultent de la transposition implicite au numérique des règles du code du patrimoine qui régissent l'archivage papier.