Question de Mme HERZOG Christine (Moselle - NI) publiée le 29/11/2018
Mme Christine Herzog demande à M. le ministre de l'intérieur si une commune peut instaurer la facturation d'un coût de recherche dans ses archives de documents administratifs communicables au public.
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Transmise au Ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales
Réponse du Ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales publiée le 29/08/2019
Les autorités administratives sont en droit d'exiger une participation financière de la part du demandeur lorsqu'elles effectuent à son intention la copie d'un document, sous forme papier comme sous forme numérique, conformément à l'article R. 311-11 du code des relations entre le public et l'administration. Ce dernier dispose que « À l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte ( ) le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. » Néanmoins, l'article précise que le calcul des frais exclut les charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document. L'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif dispose en son article 1er que le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie. Le montant de ces frais ne peut excéder ceux prévus par l'article 2 de l'arrêté. Le Gouvernement n'entend pas revenir sur ces dispositions qui garantissent un droit d'accès équilibré aux documents administratifs, tant à destination des particuliers que des professionnels.
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