b) Quelques enseignements tirés de la lecture des conseils d'administration
La lecture des procès-verbaux des réunions des conseils d'administration qui se tiennent en principe deux fois par an, alternativement à Paris et à Rome, témoigne du caractère récurrent des débats et des revendications des pensionnaires et des raisons matérielles certes, mais aussi de principe, pour lesquelles il n'y est pas donné suite ou du moins répondu avec retard.
C'est ainsi que lors du conseil d'administration de mai 1992, on voit déjà s'instaurer un débat sur la question de la création d'un poste de chargé de mission pour les arts vivants.
Le délégué des pensionnaires, est intervenu pour commenter la note transmise aux membres du conseil d'administration demandant l'instauration d'un « interlocuteur culturel » qui pourrait servir de lien entre les pensionnaires et l'extérieur, précisant à cet égard que ni le directeur de la Villa, ni son secrétaire général, ni même le chargé de mission pour l'histoire de l'art, ne remplissent ce rôle.
Le débat qui s'est instauré sur cette question est tout à fait significatif. Après qu'il ait fait remarqué qu'il suffisait aux pensionnaires de descendre la rue San Sebastianello pour arriver à deux pas via del Babuino ou via Margutta où se trouvent de nombreuses galeries, et qu'il se sentait « peu disposé à les prendre par la main pour effectuer un si court voyage », le directeur de l'époque a rappelé qu'à l'occasion d'un changement de personne, un nouveau profil de chargé de mission pour l'histoire de l'art avait été défini dans ce sens.
Un artiste membre du conseil explique qu'il est d'accord avec la demande des pensionnaires mais souligne qu'une seule et même personne n'est pas forcément compétente pour l'ensemble des disciplines.
Un autre membre du conseil, conservateur, indique que selon lui, le chargé de mission pour l'histoire de l'art pourrait très bien élargir son champ de travail à d'autres disciplines, tout en se déclarant particulièrement choqué par le besoin exprimé par les pensionnaires d'être assistés et se demande si le passage à la Villa Médicis où les pensionnaires sont à ses yeux maternés outre mesure, n'atténue pas leurs capacités de défense.
Un troisième membre du conseil estime l'idée hasardeuse car il faudrait que, chaque année, cette personnalité soit convaincue de la qualité des travaux des pensionnaires et par conséquent convaincante auprès des interlocuteurs italiens résumant le profil idéal de cet interlocuteur en disant qu'il devrait être à la fois un « puits de culture » et simultanément « totalement décervelé ».
Enfin, un quatrième membre signale qu'il existe tout un ensemble d'intercesseurs autour de la Villa (conseiller culturel et attachés culturels) rappelant que ces personnes sont rémunérées par la République française pour développer un dialogue franco-italien.
L'autre question récurrente est celle des expositions, et plus généralement, des efforts faits par la Villa pour assurer la diffusion des oeuvres des pensionnaires.
Comme le signalait le directeur de la Villa, lors du conseil d'administration de juin 1997, le problème se pose de façon plus aiguë depuis que la Villa Lemot, qui dépend du conseil général de la Loire-Atlantique, a décidé de ne plus reprendre l'exposition romaine. La situation est d'autant plus délicate que la Villa avait un engagement moral vis-à-vis des pensionnaires dans la mesure où cette possibilité d'exposition figurait dans le règlement intérieur de la Villa.
On note que les délégués des pensionnaires ont fait savoir lors de ce même conseil d'administration qu' « une exposition à Rome au moment de leur départ présente, en effet, très peu d'intérêt. L'aboutissement du séjour en outre n'est pas forcément une exposition collective. » Ils précisent « en ce qui concerne les pensionnaires musiciens, qu'ils n'ont également pas intérêt à présenter leur concert devant un public romain ; ils préfèrent le faire à Paris. »
Le débat qui a suivi est significatif des enjeux d'une telle question. Tandis qu'un membre artiste rappelle que par tradition les pensionnaires présentaient leurs oeuvres en province et non à Paris, un membre de l'administration appartenant au ministère de la Culture indique que certains lieux de province sont de très grande qualité et reconnus et propose de rechercher d'autres parrainages avec d'autres régions qui pourraient assurer l'acquisition de certaines oeuvres, l'accueil des pensionnaires en résidence, une exposition annuelle, etc...