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Contrôle portant sur l'Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé (AFSSAPS)

 

ANNEXES

Annexe n° 1 : Personnes auditionnées ou rencontrées lors de déplacements par votre rapporteur

Annexe n° 2 : Réponse de l'AFSSAPS à une question de votre rapporteur relative à sa politique immobilière

Annexe n° 3 : Formulaire de la déclaration publique d'intérêts

ANNEXE N° 1 :

PERSONNES AUDITIONNÉES OU RENCONTRÉES LORS DE DÉPLACEMENTS PAR VOTRE RAPPORTEUR

Mme Florence Fuchs, directeur scientifique du site de l'AFSSAPS à Lyon

M. Lucien Abenhaïm, directeur général de la santé au ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées

M. Pierre-Antoine Bonnet, directeur scientifique du site de l'AFSSAPS à Montpellier

M. Christian Babusiaux, conseiller maître à la Cour des comptes, Mme Marianne Lévy-Rosenwald, conseiller maître, M. Jean-Christophe Potton, conseiller référendaire, et Mme Christine de Mazières, conseiller référendaire

Mme Sophie Thibault, inspecteur des finances, M. Pierre Aballea, inspecteur des affaires sociales, et Mme Carine Chevrier-Fatôme, inspecteur des affaires sociales

M. Philippe Duneton, directeur général de l'AFSSAPS, Mme Emmanuelle Wargon, adjointe au directeur général, Mme Marie-Hélène Tissier, directrice des laboratoires et des contrôles, et M. Jean-Hugues Trouvin, directeur de l'évaluation des médicaments et des produits biologiques

ANNEXE N° 2 :

RÉPONSE DE L'AFSSAPS À UNE QUESTION DE VOTRE RAPPORTEUR RELATIVE À SA POLITIQUE IMMOBILIÈRE

1 - Depuis sa création, l'Agence a été obligée de prendre en compte, pour sa politique immobilière, la progression importante de ses effectifs (passés d'une centaine de personnes en 1993 à environ un millier de personnes à ce jour), accompagnant l'accroissement de ses champs de compétences conféré par les législateurs.

Pour répondre à ce défi, l'établissement a été amené à passer d'une gestion de 9.500 m² à l'origine à 36.000 m² aujourd'hui, ceci dans un contexte immobilier très fluctuant.

À cet effet, l'établissement a tenu régulièrement informé son conseil d'administration et, au travers de ce dernier, ses tutelles, ainsi que les organismes tels que le comité de décentralisation et les Domaines.

Ces derniers ont toujours répondu favorablement à ses sollicitations.

Aujourd'hui, les missions et les effectifs qui en découlent s'orientent vers une stabilisation. L'Agence s'est par ailleurs rendue acquéreur de bon nombre de ses locaux occupés et il nous est donc permis d'envisager la valorisation de son patrimoine immobilier.

Pour ce faire, une unité des affaires immobilières a été créée, qui aura en charge une gestion et une exploitation du parc immobilier (voir ci-après).

Il est à noter qu'à la demande de la tutelle, l'opération immeuble pointe nord Pleyel est suspendue, dans l'attente de la réalisation d'opérations immobilières en cours (regroupement des personnels du site de Saint-Denis au carrefour Pleyel sur le bâtiment étoile qui sera effectué en septembre 2003).

L'analyse des surfaces actuellement occupées par les différentes directions a également été réalisée (cf. ci-après) sur ces différents éléments et en tenant compte des possibilités éventuelles de financement. L'intérêt de l'opération immeuble pointe nord Pleyel sera réexaminé.

2 - Définition des besoins immobiliers de l'AFSSAPS

Il est exact que le détail des surfaces réellement occupées par les personnels était connu avec une précision insuffisante par l'Agence. Pour y remédier, l'AFSSAPS a commandé un audit de l'ensemble de ses surfaces immobilières. Le prestataire retenu a eu pour mission principale de dresser un tableau des ressources immobilières existant sur le site de Saint-Denis par zones géographiques et par directions. La volonté de la direction générale a été de connaître les surfaces des bureaux exploités et de faire ressortir le ratio m²/agent. Ce dernier représentera la justification des différentes prises à bail et servira de base à la politique et stratégie immobilière future.

Cette étude a été menée avec différents axes de réflexion.

Dans un premier temps, a été recensé pour chaque bureau :

- sa situation géographique,

- sa superficie,

- le nom des occupants, leur fonction, la direction, le département et l'unité de rattachement,

- le nombre de postes de travail utilisés,

- le nombre de postes de travail éventuellement disponible.

Cette étude a été réalisée en mars 2003 par le prestataire [...].

Dans un second temps, l'analyse a porté sur la différence entre la surface prise à bail dans son entier (couloirs, sanitaires, circulations, ascenseurs, parties communes, épaisseur des murs, pallier, monte charges, piliers, etc.) et celle utilisée pour les bureaux stricto sensu.

La seconde partie de la mission d'audit s'est donc attachée à mesurer les surfaces des immeubles de l'Agence en comparant les surfaces contractées dans les baux ou actes de vente et les surfaces réellement utilisées pour les bureaux. Le prestataire a donc fait apparaître ces données :

- surfaces des baux,

- surface utile théorique (70 % du bail si l'on retire les circulations, couloirs etc.),

- surface utile cloisonnée (- 5 % de la surface précédente).

En conclusion, il est désormais possible de déterminer le ratio de m² par agent. Ce dernier document fait apparaître le ratio moyen de l'ensemble des surfaces de Saint Denis (soit 12 m²) pour 876 personnes en activité recensées par le prestataire.

Il en ressort que le ratio général moyen, en tenant compte de toutes les surfaces, est de 13,87 m² par agent.

Il est néanmoins important de tempérer ce résultat : en effet, le tableau prend en compte toutes les surfaces, donc à la fois celles de bureaux, celles d'activité, celles de réunions, celles des laboratoires, celles des services généraux... On peut donc constater que le ratio moyen m² de bureaux/agent se situerait entre 10 et 12 m².

Enfin, l'Agence compte en plus des agents statutaires, des postes occasionnels, de stagiaires, d'internes et d'experts que le prestataire n'a pas pu prendre en compte lors de son passage. Ainsi, il faut donc savoir que le nombre annoncé de personnes travaillant à l'Agence est forcément supérieur. Ce point joue également sur le fait que le ratio m²/agent se trouve alors diminué.

Cette analyse est donc encore trop générale et devra être affinée en différenciant le type de surface et en séparant les agents permanents des occasionnels. Néanmoins elle conduit à des conclusions différentes de celles de la mission d'inspection, qui ne s'est fondée que sur la surface hors oeuvre nette (SHON) qui n'est pas le reflet de la proportion de surfaces occupée par les bureaux.

3 - Outils d'aide à la gestion immobilière

La gestion des opérations immobilières sera désormais fondée sur cette analyse des surfaces, ainsi affinée, complétée par l'utilisation d'un logiciel de gestion patrimoniale qui devrait être en application avant la fin de l'année 2003.

Ainsi, une étude de marché sur cet outil informatique est actuellement en cours afin de trouver le logiciel le plus adapté à ses spécificités et exigences. L'AFSSAPS doit en effet pouvoir disposer, d'une part, d'une gestion patrimoniale fondée sur une base de données de l'ensemble des informations collectées par cet audit, et, de l'autre, d'un outil permettant d'intégrer ces informations et de travailler sur l'ensemble des plans disponibles.

Le logiciel de gestion patrimoniale devra ainsi inclure :

- analyse des données relatives aux immeubles (superficies, situation géographique, positionnement des directions, nombres de postes de travail...),

- gestion administrative (bailleur, loyers, assurances, charges, coûts, taxes et impôts...),

- le traitement des données relatives à la gestion technique (travaux, maintenance, sécurité...),

- la base de données avec des plans et possibilité de travail en direct sur les plans avec Autocad.

Il est indéniable que cet outil servira à un meilleur suivi du parc immobilier et à une appréciation plus ciblée et précise des besoins.

La gestion patrimoniale sera ainsi plus efficace et réactive en cas de sollicitation de la part des directions opérationnelles ou des contacts extérieurs.

L'unité des affaires immobilières sera alors à même de déterminer les coûts d'exploitation et de maintenance pour anticiper au mieux des actions curatives et préventives. Une programmation pluriannuelle des dépenses immobilières pourra être établie et appliquée.

Cet outil de gestion valorisera l'ensemble des actions menées sur les immeubles et assurera une transparence dans la prise de décision. Les choix seront ainsi motivés et justifiés.

4 - Projet IPN

Concernant la construction d'IPN, il est utile de rappeler à la mission qu'il n'est pas pertinent de mettre au compte d'une insuffisance juridique de l'Agence l' « échec » de IPN. Ce marché avait en effet été délégué à un cabinet d'assistance à maîtrise d'ouvrage qui détenait la responsabilité pleine et entière de ce dossier.

La décision de fond de relancer ou non le projet reste en suspens. [...]

5 - La nouvelle unité des affaires immobilières

La gestion des opérations immobilières de l'AFSSAPS a été confiée à l'unité des affaires immobilières, créée en juillet 2002 au sein de la direction de l'administration et des finances.

Ses missions sont les suivantes :

Elaboration et mise en place de la stratégie immobilière et patrimoniale

Elaborer les plans de patrimoine et décider des actions à mener en fonction de la stratégie de l'Agence.

Valorisation du patrimoine

Procéder aux arbitrages et aux cessions d'immeubles ou de locaux.

Mettre en place une démarche de valorisation : construction d'immeubles, cession, location, etc.

Contrôle et maîtrise des coûts immobiliers

Contrôler le coût total immobilier et prendre les dispositions pour veiller en permanence à un rapport qualité/prix optimal.

Mettre en place et suivre des tableaux de bord et des indicateurs.

Construction

Rechercher et mettre en place les financements et assurer la maîtrise d'ouvrage des opérations, soit directement, soit indirectement.

Prises à bail

Coordonner les activités de gestion des prises à bail, qui comprend la recherche des nouveaux locaux et la gestion des baux en cours : paiement des loyers et des charges.

Gestion administrative et fiscale

Coordonner les activités de gestion administrative (inventaire immobilier) et fiscales de locaux : impôt foncier, taxe professionnelle, taxe sur les bureaux en Ile-de-France, etc.

Hygiène, sécurité et sûreté

Etablir, dans le respect des textes en vigueur, les dispositions à prendre en matière d'hygiène, de sécurité et de sûreté et contrôler leur application.

Gestion et exploitation des immeubles

Organiser et contrôler la gestion et l'exploitation des immeubles, en définissant les solutions optimales : moyens internes, entreprises sous contrats, contrats multitechniques ou multiservices, contrat de facilities management, etc.

Passation de nouveaux marchés et conventions.

Suivi des cloisonnements, des implantations...

Suivi des marchés et contrats « para-immobiliers » (téléphonie, assurance, restauration, archivage, câblage, mises aux normes, sécurité...).

Rapports avec les différents acteurs (syndic, propriétaires, copropriétaires, etc.).

Cette unité, qui regroupera six personnes aux compétences complémentaires, centralise donc les informations administratives, juridiques et financières, fédère ces données dans une démarche de valorisation des immeubles et répartit les travaux en fonction de leur nécessité sur les équipes des services généraux, du délégué à la sécurité ou sur les prestataires extérieurs.