B. UNE RATIONALISATION DES PROCÉDURES
Par une recommandation générale n° 16.14 à destination du CNRLT, la CVFS avait suggéré de confier à l'ISR une mission relative à l'effectivité du dispositif de contrôle interne applicable aux règles de gestion des fonds spéciaux et, plus généralement, développer des interventions de l'ISR sur les fonds spéciaux.
L'ISR s'est vue confier, au printemps 2018, l'élaboration d'un rapport sur la gestion de ces fonds. Les rapporteurs de l'inspection ont rencontré à deux reprises le président de la CVFS et leur rapport a été communiqué au Premier ministre le 11 janvier 2019. La CVFS en a reçu communication du Premier ministre le 19 juin. Elle a reçu le chef de cette mission le 4 décembre de la même année.
Ce rapport a surtout consisté, conformément à la lettre de mission du directeur de cabinet du Premier ministre en date du 7 juin 2018, à identifier le calendrier budgétaire de gestion des fonds, mais aussi à faire des recommandations permettant de structurer cette procédure et de définir les compétences des différents acteurs qui concourent à l'expression des besoins, à son évaluation et aux différents arbitrages permettant de déterminer l'enveloppe globale annuelle inscrites au programme 129, puis sa répartition. Il a émis également des recommandations permettant d'assurer un meilleur suivi d'exécution des dépenses.
Cette procédure a été formalisée par la circulaire du Premier ministre du 8 novembre 2019 (non publiée) qui impose une nomenclature commune aux différents services et entités bénéficiaires et les invite à plus de transparence s'agissant de leur trésorerie et de leurs ressources externes . Une mission d'animation et de pilotage de cette procédure préalable à l'arbitrage final du Premier ministre est confiée au CNRLT.
La CFVS se réjouit des améliorations sensibles apportées par cette circulaire qui faciliteront son contrôle. *****
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La plupart de ces recommandations ont été retenues par le cabinet du Premier ministre et commencent à être exécutées par les services *****.
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La CVFS adhère à l'ensemble des recommandations retenues dont elle a pu constater, à l'occasion de ses échanges avec les services et la CNRLT, que nombre d'entre elles connaissaient un début de mise en oeuvre en 2019.
Cette mise en oeuvre permet de considérer qu'un certain nombre de recommandations de la CVFS issues de ses rapports sur les exercices 2016 et 2017 sont satisfaites :
- inviter les services à définir plus précisément leur trésorerie immobilisée et gagée afin de fixer le montant de leur dotation en fonds spéciaux à un niveau correspondant à leur besoin réel ( recommandation générale n° 16.01 ) ;
- mieux définir les besoins des services en fonds spéciaux afin d'éviter des réintégrations trop importantes de crédits non consommés d'un exercice sur l'autre ( recommandation générale n° 16.04 ) ;
- constituer un groupe de travail sur les modalités de conservation et d'archivage des comptabilités en fonds spéciaux, incluant le sujet de la dématérialisation, afin d'homogénéiser des pratiques actuellement très différentes d'un service à l'autre ( recommandation générale n° 16.11 ) ;
- ***** (recommandation générale n° 17.06) ;
- définir un cadre commun sur la définition et la mise en oeuvre de règles minimales de démarquage communes à l'ensemble des services ( recommandation générale n° 16.06 ) ;
- renforcer les fonctions du CNRLT en matière de pilotage global des fonds spéciaux : identification des besoins, coordination, évaluation et suivi des recommandations de la CVFS ( recommandation générale n° 17.07) ;
- assouplir l'exigence de production de pièces justificatives pour les menues dépenses dont le montant est laissé à l'appréciation des services ( recommandation générale n° 16.10 ).
D'autres peuvent être considérées comme en cours de mise en oeuvre et feront en 2020 l'objet d'une attention renouvelée :
- ***** ( recommandation générale n° 16.05 ) ;
- constituer un groupe de travail sur les possibilités de démarquage existantes dans le logiciel Chorus ( recommandation générale n° 16.07 ) ;
- renforcer et formaliser les environnements de contrôle interne - en particulier dans les services bénéficiant d'une augmentation significative de leur dotation en fonds spéciaux - et établir à l'attention de la CVFS une synthèse documentée sur les contrôles mis en oeuvre et leurs résultats ( recommandation générale n° 16.1 3) ;
- définir des principes et des outils ; communs à l'ensemble des services spécialisés de renseignement s'agissant du contrôle interne de la gestion des sources : turn over régulier des agents, élaboration d'indicateurs au niveau central, séparation des fonctions de gestion et de contrôle, etc. (recommandation générale n° 17.03) ;
- encourager la mise en place d'un travail interservices pour définir un cadre de mutualisation en matière d'acquisitions techniques et expertiser les outils de mutualisation les plus appropriés : ***** ( recommandation générale n° 17.04) ;
- ***** (recommandation générale n° 17.05).
S'agissant plus particulièrement du contrôle interne, la CVFS observe une prise de conscience générale et des efforts pour se doter de moyens d'audit interne plus conséquents, même si beaucoup n'ont pas atteint, à ce stade, un degré de maturité suffisant. *****
La CVFS demande que des efforts significatifs soient réalisés dans ce domaine de façon à sécuriser l'emploi des fonds spéciaux mais aussi d'évaluer plus précisément l'efficacité de la dépense, et plus particulièrement de certaines acquisitions de matériels ou de prestations coûteux au regard du besoin opérationnel exprimé ( recommandations générales n° 16.13 et n° 17.03 restant ouvertes ). Elle s'attachera au cours de ses prochains contrôles à suivre la mise en place et l'exécution de ces procédures. En conséquence, elle souhaite que soit réaffirmé son pouvoir d'accéder aux rapports d'inspection et d'audit interne nécessaires à sa pleine information et à l'exercice de son contrôle ( recommandation générale n° 5 ).
Recommandation générale n° 5 : Réaffirmer la possibilité pour la CVFS d'accéder aux rapports d'inspection et d'audit interne nécessaires à sa pleine information et à l'exercice de son contrôle, par la diffusion d'une instruction aux services.