D. LES ALÉAS INCONTOURNABLES DE LA VIE DES PRÉFECTURES
La problématique des dépenses de fonctionnement des préfectures ne peut se comprendre sans la référence à des variables exogènes qui impactent le budget de fonctionnement de ces services déconcentrés de l'Etat et qui, pour leur être extérieures, sont difficilement maîtrisables et encore plus difficilement prévisibles par les gestionnaires.
Au rang de ces facteurs de dépenses, votre rapporteur spécial souhaite insister plus particulièrement sur les fluctuations des prix de l'énergie et développer, à titre d'exemple, le cas de la montée en charge des services d'accueil des étrangers des préfectures.
1. Les fluctuations du coût de l'énergie
Les préfectures dépendent du coût de l'énergie pour leur parc de véhicules, le chauffage de leurs locaux et leur éclairage. Au total, l'ensemble des ces dépenses s'élèvent à 10.277.647 euros sur l'exercice 2005. Elles correspondent aux postes comptables « fioul et chauffage urbain », « électricité », « gaz » et « carburants ».
Les ratios CONCORDE (cf. supra, partie I-C-2) font apparaître, entre 2003 et 2005, une réduction du coût de l'énergie au m² de 3,68 %, mais une hausse du coût de l'énergie par agent de 4,27 %. Une analyse encore plus fine révèle une augmentation du coût des fluides sur cette période : + 4,5 % pour l'électricité, + 7 % pour le gaz. Les carburants ont connu une évolution analogue : + 4,79 % entre 2004 et 2005.
Bien que faisant l'objet d'un suivi en contrôle de gestion, ces dépenses de fonctionnement illustrent bien l'aléa auquel sont confrontés les gestionnaires des préfectures .
2. L'exemple de la montée en charge du service d'accueil des étrangers
Les préfectures doivent aussi faire face à l'évolution de leurs missions et réagir face à des difficultés parfois difficiles à anticiper, sur lesquelles elles n'ont guère de prise.
La montée en charge du service d'accueil des étrangers de certaines préfectures fournit un bon exemple de ces enjeux.
Certains départements sont, en effet, en première ligne face aux demandes croissantes des populations étrangères présentes sur le territoire national. Leurs préfectures sont alors au coeur des politiques d'immigration engagées par le gouvernement, et d'elles dépend une part importante des succès de ces politiques.
L'étude du cas de la préfecture de la Seine-Saint-Denis est, à cet égard, exemplaire . Le bureau de l'admission au séjour de cette préfecture comprend cinq sections : accueil, délivrance de récépissés et de documents de voyage, délivrance de titres définitifs, examens de situation, accueil à distance. Il délivre annuellement près de 50.000 titres de séjours définitifs , 10.000 documents de voyage et enregistre plus de 400.000 réceptions à ses guichets . Il comprend soixante quatre agents répartis entre ces cinq sections.
Ce service est soumis à de très fortes contraintes. Tout d'abord, la préfecture de Bobigny accueille les ressortissants étrangers des arrondissements de Bobigny et de Saint-Denis, soit les deux tiers des 440.479 étrangers recensés dans le département de Seine-Saint-Denis. Il doit, ainsi, gérer, chaque jour, plus d'un millier d'usagers qui se déplacent pour y accomplir leurs démarches administratives, qu'il s'agisse d'une demande de renseignement ou de la délivrance d'un titre de séjour. Il est, par ailleurs, confronté à une augmentation du nombre d'étrangers en situation irrégulière (+ 10 % sur cinq ans) et du contentieux qui s'y rattache . La plus grande complexité des examens des demandes de titre, notamment en ce qui concerne la vie privée et familiale, représente une difficulté supplémentaire à gérer. Enfin, le bâtiment qui abrite ce service actuellement s'est rapidement révélé inadapté pour accueillir un nombre de demandeurs en augmentation continue depuis 2000.
Face à ces difficultés, la préfecture de Seine-Saint-Denis a apporté des réponses organisationnelles passant, inévitablement, par une augmentation des effectifs.
Un pôle de traitement des demandes par courrier a, ainsi, été organisé, depuis 2001. Il instruit aujourd'hui plus de la moitié des demandes, ce qui a pour conséquence positive d'éviter l'un des trois déplacements théoriques du demandeur en préfecture. Le service de l'accueil des étrangers a, par ailleurs, développé la polyvalence des agents affectés aux guichets , afin d'apporter une plus grande souplesse en terme de gestion des équipes. Depuis plusieurs années, tous les agents ont, en outre, des objectifs de réception et de traitement des demandes , de manière à garantir la pleine efficience des agents présents.
Cet effort de rationalisation s'est accompagné d' un renforcement du service par onze agents depuis 2001 .
Un projet est, également, à l'étude concernant le hall d'accueil du bâtiment. Il consiste en un réaménagement de façon à accueillir les usagers dans de meilleures conditions d'attente, en leur offrant plus de places assises et une meilleure circulation dans le hall.