III. LES CARACTÉRISTIQUES DE LA FONCTION FINANCIÈRE
A. L'ORGANISATION DE LA FONCTION FINANCIÈRE
L'instruction a révélé un certain nombre de faiblesses dans l'organisation comptable de l'association qui, pour l'essentiel, tournent autour de la constitution des dossiers de pièces justificatives :
- Les pièces justificatives sont classées dans l'ordre alphabétique selon le patronyme ou la raison sociale du bénéficiaire de la dépense. Elles ne sont pas regroupées par nature de dépenses et ne peuvent être considérées comme le reflet des opérations comptables telles qu'elles figurent dans le grand livre. Il est donc très difficile, voire impossible, de procéder à des recoupements.
- Le contenu des pièces justificatives est limité au strict minimum : une fiche d'engagement visé par le directeur administratif ou le secrétaire général, le contrat et une facture ; il n'existe aucune validation formelle du service fait, ce dernier étant présumé. Par ailleurs, certains dossiers sont extrêmement réduits, la seule pièce disponible étant un ordre de virement de la banque. De manière générale, le dossier de pièces justificatives ne suffit pas pour saisir le déroulement d'une opération dans toute sa complexité financière. Le double effet d'un classement décalé par rapport aux inscriptions comptables et d'une présentation des dossiers imparfaite rend difficile le contrôle des pièces justificatives.
Sur le fond la Cour a déjà suffisamment mis l'accent sur l'absence de délégations de pouvoir et de signatures, sur le flou des attributions ainsi que sur les incertitudes des procédures qui ne sont pas encadrées juridiquement, faute d'un règlement financier propre à l'association, pour revenir sur ces défaillances. En revanche elle insiste sur l'absence systématique de mise en concurrence qu'il s'agisse des achats ou du choix des opérations culturelles. Enfin elle rappelle qu'il n'y a ni contrôle interne ni contrôle de gestion budgétaire.
B. L'ABSENCE DE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE
Comme il a déjà été dit, l'AFAA ne dispose pas d'une véritable comptabilité analytique mais d'une simple présentation de ses dépenses par coût budgétaire.
Il en résulte que le coût exact des opérations engagées et réalisées ne peut être établi, ce qui constitue pour un pareil opérateur une défaillance grave qui confère aux documents comptables présentés aux organes statutaires un défaut de pertinence et d'éclairage.