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La RGPP : un défi pour les collectivités territoriales et les territoires (rapport)

22 juin 2011 : La RGPP : un défi pour les collectivités territoriales et les territoires (rapport) ( rapport d'information )
3. Les contraintes liées au recours aux nouvelles technologies de l'information
a) Des gains difficiles à apprécier

Trois atouts sont reconnus aux nouvelles technologies de l'information et de la communication :

- faciliter les démarches administratives des citoyens, des entreprises et des collectivités territoriales, en réduisant les délais de traitement et d'attente de ces derniers dans leurs relations avec les administrations publiques ;

- libérer des agents de certaines tâches administratives désormais automatisées afin de les redéployer sur leur coeur de métier ou sur de nouvelles missions ;

- engager l'administration publique dans un plan « administration zéro papier ».

Toutefois, aucune évaluation des gains obtenus et attendus de l'utilisation des NTIC, en termes budgétaires et de ressources humaines, n'est disponible. Les gains sont effectivement inclus dans les évaluations globales du Gouvernement ce qui ne permet pas d'individualiser les économies liées aux NTIC.

Au demeurant, les NTIC peuvent également être sources de dépenses, en raison principalement de l'achat de matériels ou de logiciels coûteux, et des dépenses de maintenance et de formations qui ne doivent pas être négligées. C'est pourquoi votre mission propose, tout en reconnaissant l'apport des NTIC à l'efficacité de l'action administrative, la réalisation d'une étude d'impact globale évaluant l'ensemble des coûts et des avantages du recours à la dématérialisation dans les administrations publiques.

Proposition n° 40 :

Réaliser une étude d'impact évaluant l'ensemble des coûts et des avantages du recours à la dématérialisation dans les administrations publiques.

b) Le coût de la dématérialisation pour les collectivités territoriales

Le développement des échanges dématérialisés entre les services de l'État et ceux des collectivités territoriales pose la question de l'harmonisation des modes d'échanges dématérialisés. Annoncée par l'État, dans le cadre du dernier conseil de modernisation des politiques publiques (CMPP) de mars 2011, comme opérationnelle à partir de 2012, votre mission constate que la dématérialisation et l'échange de données entre les collectivités et les services de l'État est aujourd'hui freinée en raison de l'hétérogénéité des solutions techniques retenues et de leurs coûts d'utilisation pour les collectivités. Toutefois, la recherche d'harmonisation ne doit pas conduire à une charge supplémentaire pour les collectivités territoriales, qui pourraient être amenées à renouveler leur matériel informatique ou acquérir des logiciels coûteux pour faciliter leurs démarches administratives auprès des services de l'État. De telles dépenses seraient difficilement supportées budgétairement par les collectivités de petite taille et acceptées par les élus locaux.

Au demeurant, la mise en place d'outils informatiques visant à faciliter l'échange de données nécessite l'organisation de formations pour les agents territoriaux, en particulier ceux des collectivités de taille réduite. Comme l'ont indiqué les élus locaux rencontrés lors des déplacements de votre mission, les secrétaires de mairie sont souvent accaparés par la saisie de données en raison de leur manque de formation, au détriment de leurs autres tâches administratives. C'est pourquoi votre mission, favorable au développement de la dématérialisation, estime que celle-ci doit s'accompagner de modules de formation destinés à renforcer l'efficience des outils informatiques.

Proposition n° 41 :

Développer, au bénéfice des secrétaires de mairie, des modules de formation aux outils informatiques de partage d'informations avec les administrations d'État.

Le recours à l'administration numérique permet aux services préfectoraux de s'engager dans un plan « administration zéro papier », qui leur permet de diminuer leurs dépenses de fonctionnement. Toutefois, comme l'ont exposé à votre mission des élus locaux rencontrés dans le Loiret, la réception par voie numérique de circulaires conduit les collectivités territoriales à imprimer les documents dématérialisés, ce qui conduit à une hausse de leurs dépenses de fonctionnement. Le choix de la dématérialisation par les services de l'État aboutit donc à un transfert de charges pour les collectivités, non négligeables pour le budget de certaines d'entre elles. Ainsi, un maire de Seine-et-Marne regrette-t-il que les procédures dématérialisées se font toujours à la charge des collectivités alors que l'Etat, grâce aux nouvelles technologies, bénéficie de substantielles économies.