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Autonomie budgétaire et financière des universités et nouveau système d'allocation des moyens (SYMPA) : le chemin de la vertu ?

 

B. DONNER LA PRIORITÉ À LA TRANSPARENCE DU SYSTÈME

1. La transparence : un « chantier ouvert »

a) Une problématique traitée dans le cadre du passage aux compétences et responsabilités élargies

Les établissements qui ont bénéficié des responsabilités et compétences élargies dès le 1er janvier 2009, ainsi que ceux qui ont été récemment audités par l'IGAENR en vue d'un passage à l'autonomie au 1er janvier 2010, ont suivi les préconisations relatives à la mise en oeuvre d'un système d'information harmonisé et cohérent.

Selon les informations communiquées par le ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, les établissements doivent :

- organiser des systèmes d'information et préciser les missions du service informatique ;

-  sécuriser, développer et optimiser les systèmes d'information ;

- développer les processus et les outils de pilotage.

(1) Organiser des systèmes d'information et préciser les missions du service informatique

Les établissements ont créé (comme par exemple à Angers) ou consolidé une direction du système d'information, pour laquelle un directeur a été recruté et doté d'une lettre de mission. A Nancy I, un architecte des systèmes d'information a été recruté. Il convient de noter que le recrutement d'informaticiens peut se révéler difficile.

Le service informatique se voit confier en général la mission de :

- coordonner l'ensemble des informaticiens intervenant dans ses domaines de responsabilités ;

- de mettre en place un schéma directeur informatique formalisé et approuvé couvrant les champs fonctionnels indispensables à l'exercice de l'autonomie : patrimoine et modélisation de la masse salariale (Clermont-Ferrand II décline son schéma directeur en priorités et en calendrier), ainsi qu'un schéma directeur de la sécurité du système d'information ;

- d'installer des comités d'utilisateurs d'applications informatiques, distincts des comités de pilotage (Aix-Marseille III).

Des travaux de mutualisation interuniversitaire sont parfois engagés, par exemple entre les universités d'Aix-Marseille, de Clermont-Ferrand ou à l'université de Tours (qui travaille en commun avec l'université d'Orléans sur le système d'information).

(2) Sécuriser, développer et optimiser le système d'information

Le principal enjeu consiste à clarifier les niveaux et modalités de pilotage du système d'information entre l'université et ses composantes.

Pour cela, il convient de rendre homogènes les logiciels et l'utilisation des applications par les services et composantes concernées en développant leur interopérabilité.

Certains établissements, après avoir défini les réels besoins d'information, ont créé un « entrepôt de données exploitables », commun pour l'université, ou infocentre, en systématisant les procédures d'extraction, de fiabilisation, d'harmonisation et de collation des données, et lui ont donné un rôle central dans le système d'information. Citons, par exemple, l'université de Tours qui est accompagnée par celle de Rennes II en ce qui concerne la mise en place d'un « entrepôt des données ».

Une telle base de données (Aix-Marseille I) permet de mettre en place un système global d'information (SGI) privilégiant la saisie unique de chaque information et reposant sur des outils de synchronisation des bases.

La sécurisation des données est assurée par la formalisation écrite et régulièrement mise à jour des procédures de modélisation et de saisies à travers un référentiel unique, ainsi que par l'instauration d'un dispositif de contrôle et la mise à jour régulière du système d'information (Valenciennes peut être citée en exemple en l'espèce).

(3) Développer les processus et les outils de pilotage

A cet effet, les établissements ont procédé à, ou achevé, la construction des indicateurs stratégiques et sectoriels, notamment de performance, et précisé leur mode d'utilisation au sein de l'établissement. A Angers, par exemple, l'acquisition de « business object » devrait faciliter la production d'indicateurs de pilotage pertinents.

Le nombre d'indicateurs a été réduit et une sélection des plus pertinents, au regard des objectifs affichés par l'université, a été proposée afin de constituer un tableau de bord émis mensuellement. Il s'agit de permettre au président et au bureau (qui assurent le pilotage stratégique), au secrétaire général et aux responsables des composantes (en charge du pilotage opérationnel) d'appréhender la situation et d'aider à la décision grâce à un meilleur suivi de l'exécution du budget et de la situation financière de l'établissement.

b) Des marges de progrès substantielles

Si vos rapporteurs prennent note des actions engagées par les établissements, ils soulignent que la situation actuelle est loin d'être satisfaisante.

Outre les problèmes déjà soulevés sur l'élaboration de données relatives à l'insertion professionnelle, les personnes auditionnées ont souligné des insuffisances s'agissant, par exemple, de la mutualisation des fonctions support ou des délégations de gestion de la part des organismes de recherche concernant les unités mixtes de recherche (UMR), qui nécessitent de pouvoir réaliser des analyses en coûts complets. De manière plus générale, les systèmes d'information des établissements témoignent de « raisonnements en tuyaux d'orgue » qui ne permettent pas un réel appui à la décision.

La restitution de données homogènes et le partage de ces dernières constituent également un enjeu majeur : l'interopérabilité des systèmes d'information entre l'Etat et les universités, entre celles-ci et l'AERES et entre universités elles-mêmes, n'est pas réalisée.

Sur ces questions, l'agence de mutualisation des universités et des établissements (AMUE) réalise un travail intéressant. Il serait toutefois utile que les meilleures pratiques soient identifiées et généralisées compte tenu de la pluralité des logiciels utilisés.