III. DÉVELOPPER L'ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES
A. UN ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE INDISPENSABLE MAIS ENCORE AU STADE EMBRYONNAIRE
Le développement des technologies de l'information et de la communication a profondément modifié les méthodes de travail. Les données numériques peuvent avoir une forte valeur juridique, stratégique ou patrimoniale et constituent souvent la seule trace de certains aspects de l'activité d'une administration. Leur perte constitue à la fois un risque sur le plan juridique et pour la continuité des activités.
La collecte des seuls documents sur support papier conduit à la perte d'une quantité très importante d'information sur l'activité du ministère de la défense, y compris en opération. Les courriers électroniques, en particulier, peuvent être particulièrement engageants sur le plan juridique et éclairants pour les historiens.
Il faut relever que la reconnaissance de l'écrit électronique comme preuve par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relatif à la signature électronique a ouvert la voie à l'« administration électronique », à la dématérialisation des processus et à la production d'originaux numériques.
Comme dans la majorité des administrations publiques, l'archivage électronique au ministère de la défense semble encore manquer d'un cadre systématique et d'une véritable gestion du cycle de vie de l'information.
En raison des enjeux, notamment en termes judiciaires, de retour d'expérience et de reconnaissance des droits des militaires, un effort particulier a été fait pour la collecte d'archives électroniques en opération extérieure (OPEX), y compris hors du SHD avec la mise en place de la Cellule d'Archivage Opérationnelle des Armées (CAOA) par l'État-major des armées.
Les archives électronique reversées en 2012 au SHD, essentiellement au titre des opérations menées par la France en Afghanistan (opération Pamir), en Côte d'Ivoire (Licorne) et au Liban (dans le cadre des Nations-Unies), n'ont cependant représenté qu'un volume total de 3,7 Go de données, soit l'équivalent d'une clef USB de moyenne capacité et 200 à 300 fois moins que la capacité de stockage d'un ordinateur de bureau d'entrée de gamme.
Il convient de noter que la collecte sur les théâtres, qui concerne essentiellement des documents classifiés, s'effectue souvent dans des conditions difficiles et a pu pâtir de défaillances techniques. Certains choix de support de stockage se sont révélés inadéquats et ont conduit à des pertes de données. En particulier, il est apparu, en Afghanistan et au Mali, que les DVD et CD-R supportaient mal l'exposition prolongée à de fortes chaleurs.
En revanche, l'archivage systématique des documents électroniques produits dans le cadre de l'activité courante du ministère en est encore au stade de la réflexion.