II. LES OBSERVATIONS COMMUNES A L'ENSEMBLE DES SERVICES
A. LES NOUVELLES RECOMMANDATIONS ADRESSÉES AUX SERVICES
Le contrôle de la gestion et de l'utilisation des fonds spéciaux a donné lieu à l'émission de douze nouvelles recommandations spécifiques à *****services32(*) (*****). Celles-ci peuvent porter sur des améliorations de gestion (*****) dont le détail figure aux procès-verbaux annexés au présent rapport général.
Certaines méritent d'être généralisées à l'ensemble des services dans la mesure où elles identifient des points de vigilance communs :
- ***** ;
- *****.
Ces *****points ont pris un relief particulier en 2022 du fait de la guerre en Ukraine *****.
La recommandation générale n° 20.03 relative à la constitution d'un groupe de travail interservices *****. Elle est complétée par plusieurs recommandations particulières relatives à *****.
B. LE SUIVI DE LA RECOMMANDATION DE 2021
· Recommandation générale n° 21.01 (à l'attention de la CNRLT) : Au vu du poids des frais bancaires pour les services, engager un dialogue avec la Banque de France tendant à permettre leur réduction.
La CNRLT n'a pu engager ce dialogue avec la Banque de France en 2023 et traitera ce sujet en 2024. En conséquence, la recommandation est maintenue.
RECOMMANDATIONS GÉNÉRALES 2016, 2017, 2018, 2019 ET 2020 RESTANT OUVERTES
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N° |
Objet |
Observations de la CVFS |
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16.05 |
***** |
La CVFS suit la progression des travaux, toujours en cours, du groupe de travail sur les fonds spéciaux (« GT fonds spéciaux »), lancé en janvier 2022 par la CNRLT. La CVFS maintient donc sa recommandation. |
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16.07 |
Constituer un groupe de travail sur les possibilités de démarquage existantes *****. |
La CVFS note que le sujet doit être abordé au sein du « GT fonds spéciaux ». Dans l'attente des conclusions du groupe de travail, la recommandation reste ouverte. |
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16.09 |
Augmenter la dotation en fonds normaux à due proportion des montants transférés en fonds spéciaux. |
Cette recommandation est abandonnée au profit de la recommandation n° 20.05, tendant aux mêmes fins, dont la rédaction est plus précise. |
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17.03 |
Définir des principes et des outils communs à l'ensemble des services spécialisés de renseignement s'agissant du contrôle interne ***** : turn-over régulier des agents, élaboration d'indicateurs au niveau central, séparation des fonctions de gestion et de contrôle, etc. |
Le « GT fonds spéciaux » a permis un échange sur le sujet. Les principales règles, partagées par les services, ont été rappelées. Deux bonnes pratiques mises en place par les services ***** ont été présentées et, même si celles-ci n'ont pas vocation à être généralisées, leur logique pourra servir de guide à l'ensemble des services bénéficiaires. En conséquence, la recommandation peut être close. |
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17.04 |
Encourager la mise en place d'un travail interservices pour définir un cadre de mutualisation *****. |
La CVFS note avec intérêt les pistes évoquées par la « GT Fonds spéciaux », qui doivent être poursuivies. La CVFS maintient en conséquence sa recommandation et demande à ce que lui soient fournies les futures conclusions du groupe de travail *****. |
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17.05 |
Formaliser une doctrine d'achat et d'utilisation ***** |
Il a été indiqué à la CVFS qu'un groupe de travail permet *****. Tout en admettant que cette solution peut être tout aussi efficace qu'une mutualisation, la commission maintient la recommandation ouverte ; *****. |
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18.04 |
Désigner par arrêté ou une circulaire, non publié au Journal officiel, les entités et services susceptibles de bénéficier de fonds spéciaux. Cet arrêté ou circulaire, et les modifications apportées ultérieurement, serait communiqués sans délai à la CVFS. |
La CVFS prend note de la proposition de la CNRLT de lui communiquer annuellement la liste des services bénéficiaires de fonds spéciaux. Toutefois, cette communication ne revêt pas le caractère officiel que la commission voulait lui donner, en ce qu'elle formaliserait l'accord de la Première ministre d'attribuer des fonds spéciaux à un nouvel allocataire. En conséquence, la recommandation est reconduite. |
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18.06 |
Mettre en place, au sein de chaque service, un suivi *****. |
La commission maintient cette recommandation car aucune information ne lui a été communiquée en ce domaine par les ***** services concernés. |
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19.03 |
*****, consulter l'ensemble des services utilisateurs de fonds spéciaux sur leur souhait *****. |
Ce sujet a été abordé au sein du « GT Fonds spéciaux » au début de l'année 2023. *****. Au vu des résultats obtenus, cette recommandation peut désormais être close. |
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19.04 |
Mettre en place un groupe de travail transversal à l'ensemble des services bénéficiaires de fonds spéciaux sur les possibilités de discrétion et/ou d'urgence offertes par le droit de la commande publique. |
La CVFS prend note du fait que ce sujet sera abordé par le « GT Fonds spéciaux » à l'occasion de sa prochaine réunion. À l'évidence, certains services n'ont pas connaissance du panel de possibilités qui existent en la matière (*****). En attendant la tenue de cette réunion, et des résultats concrets au sein de certains services, la recommandation est maintenue. |
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20.01 |
Au vu de pratiques différentes d'un service à l'autre, s'assurer de la cohérence et du bien-fondé du recours aux fonds spéciaux pour l'acquisition de logiciels. |
Ce sujet a été évoqué dans le cadre du « GT fonds spéciaux » piloté par la CNRLT lors de la séance consacrée à la doctrine d'emploi. La coordination s'efforce par ailleurs d'accompagner les services sur ce point spécifique, notamment lors de la transmission de leur expression de besoins pour l'année suivante. Par conséquent, cette recommandation peut être close. |
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20.02 |
En lien avec la CNRLT, établir dans chaque service une procédure interne permettant de caractériser l'urgence opérationnelle sur la base d'éléments factuels (date de la demande, délais de procédure, etc.). |
Les conditions de l'urgence opérationnelles ont été abordées dans le cadre du « GT fonds spéciaux ». Le sujet spécifique de l'établissement d'une procédure interne n'a cependant pas été évoqué à cette occasion. La recommandation n'étant que partiellement prise en compte, elle est maintenue. |
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20.03 |
Constituer un groupe de travail interservices chargé de définir les procédures *****. |
La CVFS prend note du fait que ce sujet sera abordé par le « GT Fonds spéciaux » à l'occasion de sa prochaine réunion. En attendant la tenue de cette réunion, et des résultats concrets au sein de certains services, la recommandation est maintenue. |
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20.04 |
Mettre en oeuvre, dans chaque service, un inventaire des matériels acquis en fonds spéciaux, *****. |
Des recommandations spécifiques ont été adressées aux services n'ayant pas encore mis en place d'inventaire. Dès lors, la présente recommandation n'a pas lieu d'être reconduite. |
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20.05 |
Accompagner le processus en cours de basculement de fonds spéciaux vers les fonds normaux d'une revalorisation à due proportion des crédits budgétaires alloués aux services et structures concernés. |
La CVFS note que le dialogue doit être engagé avec les services de la Première ministre, et suivra l'évolution de cette question particulièrement importante. En attendant, la commission renouvelle sa recommandation. |
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* 32 ***** n'ont pas fait l'objet de recommandations nouvelles.