Les frais de mandat

Les principales caractéristiques du régime de prise en charge des frais de mandat des parlementaires sont fixées par l’article 4 sexies de l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires.

Elles ont été entièrement revues par la loi n° 2017-1339 du 15 septembre 2017 pour la confiance dans la vie politique qui a supprimé l’indemnité représentative de frais de mandat (IRFM), instauré un régime de prise en charge sur justificatifs et permis un renforcement des contrôles.

Au Sénat, les règles applicables ont été précisées par un arrêté de Bureau, en date du 7 décembre 2017 (PDF - 67 Ko) et consultables sur Internet.

Il existe deux principales modalités de prise en charge des frais de mandat :

• le paiement direct par le Sénat de prestations clairement identifiées auprès de fournisseurs avec lesquels il contracte directement (affranchissement, taxis parisiens, billets de train et d’avion, téléphonie) et dans la limite de plafonds
   
• le versement d'avances pour frais de mandat (AFM) :
   
  • une avance générale versée mensuellement d’un montant de 6 600 €, majorée pour tenir compte de la situation particulière des Sénateurs ultramarins ou représentant les Français établis hors de France ;
     
  • trois avances strictement dédiées à la prise en charge des frais spécifiques :
    • au titre des dépenses informatiques ou bureautiques, 6 000 € pour une période de trois ans, que les Sénateurs utilisent selon leurs besoins ; le solde non utilisé étant reportable sans condition sur l’exercice suivant ;
    • au titre de l’hébergement parisien en raison de la nécessité d’une double résidence (avance mensuelle de 1 500 €) ; ne sont pas concernés les Sénateurs élus à Paris ainsi que ceux disposant d’un bureau-chambre au Sénat ;
    • au titre des obligations de représentation des Sénateurs exerçant des fonctions particulières : Vice-présidents, Questeurs, présidents et rapporteurs généraux de commission, présidents de groupe, présidents de délégation (avance mensuelle de  750 €).

Pour justifier de l’usage des avances, les Sénateurs doivent enregistrer sur une application informatique (JULIA, pour « justification en ligne des avances ») les justificatifs des dépenses qu’ils ont acquittées au titre de leurs frais de mandat. Toute dépense doit ainsi faire l’objet d’un justificatif.

Les dépenses sont classées par nature, selon une architecture unifiée : location d’une permanence parlementaire, frais de transport, communication, etc.

Elles doivent respecter plusieurs conditions cumulatives pour être éligibles aux frais de mandat :

• présenter un lien avec l’exercice du mandat parlementaire ;
• revêtir un caractère raisonnable ;
• éviter tout enrichissement personnel des Sénateurs.

Certaines dépenses sont interdites par nature comme les dépenses électorales, l’achat d’un bien immobilier ou la prise en charge d’amendes, de sanctions administratives ou de pénalités liées à un comportement fautif du Sénateur.

Les règles applicables sont détaillées dans un guide déontologique (PDF - 21 Mo), publié sur le site Internet du Sénat.

À la fin de chaque année, le montant des dépenses justifiées sur l’application JULIA permet de connaître le niveau utilisé des avances. À partir de cette information, le montant des avances non utilisées par le Sénateur au cours de l’année écoulée n’est pas reversé l’année suivante  puisque le Sénateur dispose toujours de cette somme sur son compte dédié au versement des avances.

Tous les Sénateurs font l’objet d’un contrôle annuel de leurs frais de mandat, assuré par le Comité de déontologie parlementaire du Sénat.

Afin de garantir l’impartialité et l’équité de la procédure :

• tous les groupes politiques du Sénat sont représentés au sein du Comité ;
• lorsqu’il statue sur des dossiers individuels, le Comité se prononce sur la base de fiches anonymes.

Le Comité s’appuie sur l’expertise de deux cabinets d’experts-comptables indépendants, qui contrôlent les justificatifs que les Sénateurs ont enregistrés sur l’application JULIA au cours de l’année précédente.

Il s’agit donc d’un contrôle a posteriori, ce qui permet d’avoir une vue globale des dépenses des Sénateurs.

Le référentiel de contrôle (PDF - 873 Ko), définissant la méthodologie du contrôle et élaboré avec l’assistance de Compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC), est public.

Le Comité de déontologie apprécie en particulier :

• l’éligibilité des dépenses engagées au regard de la règlementation en vigueur ;
• l’exactitude des justificatifs fournis ;
• le lien avec l’exercice du mandat ;
• le caractère raisonnable de la dépense.

Le Comité adopte son programme de contrôle en s’appuyant sur l’expertise de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC).

En fonction des années, les Sénateurs sont contrôlés de manière approfondie ou transversale, sur la base d’un échantillonnage de leurs dépenses. En tout état de cause, chaque Sénateur fait l’objet d’un contrôle approfondi au cours de son mandat, en plus des contrôles transversaux.

En outre, tout Sénateur peut faire l’objet de contrôles complémentaires  si les premiers contrôles font apparaître des anomalies récurrentes ou d’une ampleur inhabituelle.

D’une manière générale, le Comité peut demander aux experts-comptables de réaliser des contrôles ciblés, sur d’éventuels risques particuliers qu’il aurait identifiés.

En pratique, le contrôle des frais de mandat s’effectue en deux temps :

• les experts-comptables examinent les justificatifs, interrogent directement les Sénateurs concernés pour avoir les précisions utiles et signalent au Comité de déontologie uniquement les dépenses pour lesquelles des doutes subsistent ;
• le Comité de déontologie interroge alors les Sénateurs sur ces dépenses restant en suspens et statue en fonction des nouveaux éléments communiqués.

Si la dépense ne paraît toujours pas conforme à la règlementation, le Comité en sollicite le remboursement. Il distingue à cet effet :

• une irrégularité,  c’est-à-dire  une  dépense qui n’aurait pas dû être prise en charge au titre des frais de mandat et qui relève donc des deniers personnels des Sénateurs ;
• et une erreur de saisie ou l’enregistrement d’un même justificatif à plusieurs reprises (« doublons »), qui constitue une simple erreur matérielle et fait l’objet d’une régularisation comptable.

Ce contrôle a pour objectif de s’assurer du bon emploi des frais de mandat et donc de prévenir un mauvais usage des fonds publics, en exigeant le reversement rapide des sommes qui n’auraient pas été correctement utilisées.

Il peut aboutir à une sanction disciplinaire en cas de manquement grave par un Sénateur aux principes déontologiques, comme le principe de probité ou d’intégrité, en application de l’article 99 ter du Règlement du Sénat.

Chaque année, le Comité de déontologie dresse le bilan de sa campagne de contrôle des frais de mandat. Il en fait état dans son rapport d’activité, publié sur le site Internet.

En cours d’année, le Comité de déontologie peut enfin être saisi à tout moment par le Président du Sénat, à son initiative ou à la demande des Questeurs, de demandes d’éclaircissement relatives à la prise en charge par un Sénateur de ses frais de mandat.