4. Des carences graves dans les recouvrements, les encaissements et dans la gestion de la trésorerie
a) Le manque de fiabilité du compte clients et l'absence d'états de restes à recouvrer
Les anomalies des différents comptes qui viennent d'être décrites ont montré que de sérieuses incertitudes grèvent l'exhaustivité et la sincérité du compte clients, à partir duquel sont établis les états de recouvrement. Dès lors, ces états sont incertains. A partir de 2000, ils sont inexistants.
b) Les carences graves dans le traitement des chèques reçus par l'EPIC ANVAR
Le circuit des chèques arrivant à l'EPIC ANVAR n'était pas sécurisé. Il n'existait pas de système d'enregistrement permettant de répertorier les chèques reçus quotidiennement, ceux-ci faisant l'objet d'un traitement « au fil de l'eau ».
L'agent comptable décrit lui-même cette situation dans sa réponse à la Cour en 2005. En l'absence de décentralisation des remboursements au niveau des délégations régionales, « il restera toujours une impossibilité à tracer les chèques. Et pas seulement à l'agence comptable qui reste pourtant le lieu et le service privilégié dont on peut espérer quelques résultats alors que ce n'est évidemment pas en son sein qu'existent le plus de risques ». Il précise : « Bien sûr, le cachet n'était pas apposé sur la majorité des chèques - ne serait-ce que parce qu'il n'a jamais été possible de canaliser les chèques qui arrivaient également dans les services centraux du siège en sus des envois redirigés par les délégations régionales - mais à tout le moins l'était-il sur ceux d'entre eux qui étaient directement envoyés par les entreprises à l'agence comptable ».
L'ordonnateur a indiqué, pour sa part, qu'il avait découvert, au cours de l'instruction de la Cour, les défaillances du circuit des moyens de paiement mis en oeuvre à l'agence comptable : « Si l'ordonnateur était conscient que les procédures de remboursement, comme l'ensemble des processus de gestion devaient être améliorées notamment pour supprimer tout risque d'erreur causé par des doubles ou triples saisies dans les logiciels de gestion, et s'il a mis en place à partir de 2001, un système de pointage entre les services de l'ordonnateur et du comptable, l'ordonnateur n'a pas eu connaissance d'éléments laissant supposer que des risques pouvaient exister sur la mauvaise conservation des fonds ».
En 2005, une enquête sur le suivi des chèques a, été faite à la demande de la Cour par l'ANVAR. Elle portait sur les chèques du premier trimestre 2000, les modalités d'encaissement des chèques ayant peu évolué par la suite. Les résultats de cette enquête communiqués ont confirmé que la traçabilité des chèques n'était absolument pas assurée.
c) La trésorerie n'était guère suivie
Le suivi et la gestion de la trésorerie ont été confiés à l'agent comptable. L'ordonnateur n'a pas réclamé de situation de trésorerie complète et régulière ; il a seulement demandé, à partir de 2003, un tableau de trésorerie, assez succinct.
d) La gestion des dossiers contentieux
L'ordonnateur n'avait pas connaissance des difficultés de paiement des entreprises défaillantes : il n'existait pas à l'EPIC ANVAR de suivi exhaustif des entreprises aidées pour lesquelles des difficultés de recouvrement étaient avérées. Les incidents de paiement représentaient pourtant près de 50 % des dossiers d'aides. La disposition du règlement général sur la comptabilité publique selon laquelle « les recettes sont recouvrées par l'agent comptable soit spontanément soit en exécution des instructions de l'ordonnateur » n'a donc pas été respectée.
Les dossiers contentieux étaient particulièrement mal gérés, le service comptable se limitant à consulter les informations juridiques officielles (règlement judiciaire, liquidation de biens, clôture pour insuffisance d'actifs...) sans aucune action suivie auprès des créanciers.
L'agent comptable n'a pas tenu, de 2000 à 2004, d'état de restes à recouvrer. Ill n'est donc pas possible de s'assurer de l'exhaustivité des productions de titres en non valeur. Ces productions, sur la période 2000-2003, ont été présentées de façon non systématique et souvent, plusieurs années après que le jugement de clôture pour insuffisance d'actifs de l'entreprise est intervenu.