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RÈGLEMENT DU SENAT ET INSTRUCTION GENERALE DU BUREAU

Mise à jour : 1er octobre 2020

XIX. - Archives

I. - Les archives du Sénat, quel que soit leur support, sont collectées, conservées, classées et communiquées par la direction de la Bibliothèque et des Archives.

II. - 1. Les directions versent leurs archives selon des modalités et à une périodicité définies conjointement avec la direction de la Bibliothèque et des Archives, en fonction de leur utilité administrative et de leur intérêt historique ou scientifique.

2. L'auteur d'un don, d'un legs, d'un dépôt ou d'une dation, que le Sénat a accepté de conserver, définit les conditions dans lesquelles ces archives sont classées, protégées et communiquées. À défaut, elles sont définies par le Bureau du Sénat.

III. - 1. Les archives du Sénat sont librement communicables à l'expiration d'un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier ou, s'il est plus long et qu'il s'applique, de l'un des délais mentionnés à l'article L. 213-2 du code du patrimoine.

2. Avant l'expiration des délais mentionnés au 1, une autorisation de communication ou de reproduction de documents d'archives peut être accordée aux personnes qui en font la demande, dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la communication de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger.

Cette autorisation est accordée :

- par le sénateur ou l'ancien sénateur dans les conditions fixées par le protocole visé au 5 ou par le Bureau du Sénat lorsque la demande porte sur des archives publiques émanant d'un sénateur ou d'un ancien sénateur se trouvant dans l'impossibilité de délivrer l'autorisation par lui-même ;

- pour les autres archives publiques conservées par le Sénat, sous l'autorité du Président du Sénat, par le Secrétaire général du Sénat, après avis du Secrétaire général de la Questure lorsque la demande porte sur les archives de directions placées sous son autorité.

Le temps de réponse à une demande de communication ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande. Tout refus de communication est motivé.

3. Les sénateurs peuvent obtenir communication, librement et sans condition de délai, des procès-verbaux des commissions et des enregistrements mentionnés au deuxième alinéa (2) de l'article 15 ter du Règlement du Sénat.

4. Le Bureau du Sénat peut décider l'ouverture anticipée de fonds ou parties de fonds d'archives publiques émanant d'un sénateur ou d'un ancien sénateur se trouvant dans l'impossibilité de l'autoriser par lui-même.

Sous l'autorité du Président du Sénat, le Secrétaire général du Sénat peut décider l'ouverture anticipée d'autres fonds ou parties de fonds d'archives publiques conservées par le Sénat, après avis du Secrétaire général de la Questure lorsque ces fonds émanent de directions placées sous son autorité.

5. Les modalités de communication, de traitement, de conservation et de valorisation des archives publiques émanant d'un sénateur ou d'un ancien sénateur peuvent, avant l'expiration des délais mentionnés au 1, être régies par un protocole entre la partie versante et le directeur de la Bibliothèque et des Archives.

6. Les documents d'archives publiques émanant d'un sénateur ou d'un ancien sénateur entrés dans les fonds du Sénat antérieurement à l'arrêté de Bureau n° 2020-230 du 9 septembre 2020 demeurent régis par les conventions, contrats et protocoles alors signés. Toutefois, les clauses de ces conventions, contrats et protocoles relatives au mandataire désigné par l'autorité signataire cessent d'être applicables vingt-cinq ans après le décès du signataire.

IV. - 1. La salle de lecture des archives est accessible sur rendez-vous. Un règlement relatif à la communication des archives détermine les conditions dans lesquelles les documents sont communiqués ou reproduits.

2. Aucune reproduction de document ne peut être certifiée conforme par le directeur de la Bibliothèque et des Archives.

V. - Tout prêt ou don de tout ou partie d'un fonds d'archives publiques est subordonné à l'autorisation :

- du Bureau du Sénat lorsque ce fonds ou cette partie de fonds d'archives publiques émane d'un sénateur ou d'un ancien sénateur se trouvant dans l'impossibilité de délivrer l'autorisation par lui-même, avant l'expiration des délais mentionnés au 1 du III ;

- ou du Conseil de Questure, pour ce qui concerne les autres archives publiques conservées par le Sénat, sur proposition du Secrétaire général du Sénat qui en réfère au Président du Sénat.

Le Secrétaire général du Sénat recueille l'avis du Secrétaire général de la Questure lorsque le fonds ou la partie de fonds émane de directions placées sous l'autorité de celui-ci.