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Durée de conservation des archives des collectivités territoriales

11e législature

Question écrite n° 27708 de M. Charles Ginésy (Alpes-Maritimes - RPR)

publiée dans le JO Sénat du 21/09/2000 - page 3228

M. Charles Ginésy attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur sur le problème de la durée de conservation, par les collectivités territoriales, des documents d'archives. En effet, dans le cadre des procédures de contrôle de gestion menées par les chambres régionales des comptes, celles-ci sont en droit de réclamer à la collectivité des documents (correspondances, rapports ou notes) qui peuvent avoir été détruits à l'expiration du délai minimum de conservation fixé par la législation. Aussi, il lui demande s'il ne serait pas opportun de revoir ces délais afin d'éviter tout litige.



Réponse du ministère : Intérieur

publiée dans le JO Sénat du 27/09/2001 - page 3129

La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 modifiée sur les archives a défini les archives publiques comme des documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics. L'article L. 1421-6 du code général des collectivités territoriales dispose que la conservation et la mise en valeur des archives appartenant aux communes, départements et régions, ainsi que celles gérées par les services départementaux d'archives, sont assurées, conformément à la législation applicable en la matière, sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat. Ce contrôle exercé, au nom de l'Etat, par la direction des archives de France porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d'élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Le projet de loi modifiant la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, actuellement en cours d'élaboration, maintient en l'état ce dispositif. Dans ces conditions, la circulaire du Premier ministre en date du 30 décembre 1998 recommande un délai minimal de cinq ans pour la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non retenues dans le cadre de procédures de passation des marchés publics. Cette durée fait suite aux observations de la Cour des comptes qui rappelait que les délais de conservation devaient s'accorder avec les contrôles des chambres régionales des comptes dont l'objectif est d'assurer un contrôle régulier des comptes des collectivités territoriales tous les quatre ans. Il est apparu qu'un délai minimal de conservation de cinq ans était nécessaire au regard de cette périodicité quadriennale des contrôles effectués par les juridictions financières.