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Coût de communication des documents administratifs

13e législature

Question écrite n° 01583 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI)

publiée dans le JO Sénat du 30/08/2007 - page 1510

M. Jean Louis Masson attire l'attention de Mme la ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales sur le fait qu'à la suite des élections législatives, toutes les questions écrites qui avaient été posées sous la précédente législature et qui n'avaient pas encore obtenu de réponse ont été déclarées caduques. Il lui pose donc à nouveau la question qui avait été adressée à son prédécesseur le 22 février 2007 et à laquelle celui-ci n'avait pas répondu. Plus précisément, il attire son attention sur le fait que lorsqu'un document administratif est communicable aux personnes en application de la loi de 1978, celles-ci peuvent se voir réclamer des frais calculés conformément à l'article 35 du décret du 30 décembre 2005, sans que ce qui est mis à leur charge puisse excéder le plafond prévu à l'alinéa 3 dudit article. Une pratique semble toutefois s'être instituée, laquelle tendrait à appliquer systématiquement le plafond actuellement fixé à 18 centimes d'euros la page noir et blanc en format A4, et ce alors que les charges réellement exposées pour ce type de documents seraient de l'ordre du centime d'euro. Au demeurant, les coûts des photocopies ont baissé depuis plusieurs années sans que les tarifs appliqués aux usagers des administrations ne s'en soient trouvé modifiés significativement. C'est donc actuellement un prix finalement dix fois supérieur au coût réel qui est parfois réclamé par ces collectivités. Il souhaiterait qu'elle lui indique si le barème fixé par l'article 35 du décret susvisé ne devrait pas être réexaminé.

Transmise au Ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique



Réponse du Ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique

publiée dans le JO Sénat du 21/02/2008 - page 337

Le ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique a pris connaissance avec intérêt de la question relative au coût de communication des documents administratifs. Les autorités administratives sont en droit d'exiger une participation financière de la part du demandeur lorsqu'elles effectuent à son intention la copie d'un document, sous forme papier comme sous forme numérique. Ainsi, l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 pose le principe d'une facturation au coût réel des photocopies réalisées. Il précise que, pour le calcul de ces frais, sont pris en compte le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. À l'inverse, ne sont pas prises en considération les charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par un arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, conformément à ce que prévoit l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à ce que prévoyait précédemment un décret du 6 juin 2001 ayant un objet identique. Cet arrêté fixe le plafond de tarification des photocopies de format A 4 en impression noir et blanc à 18 centimes d'euro par page. Dans cette dernière hypothèse, les frais qui peuvent être mis à la charge de l'usager sont donc égaux au coût réel des photocopies tel que calculé conformément aux prescriptions de l'article 35, précision étant faite que les frais facturés à ce titre ne peuvent excéder la somme de 18 centimes d'euros. À cette première composante du prix, s'ajoutent les frais d'envoi des documents le cas échéant. Toutefois, une pratique assez répandue consiste à réclamer à l'usager du service public, pour chacune des photocopies de documents administratifs dont il a sollicité la communication, un prix de 18 centimes d'euro par page photocopiée au format A4. Ce montant est excessif au regard du service rendu et du coût réel de production de ces photocopies. L'illégalité de la pratique consistant à facturer forfaitairement le coût des photocopies réalisées à la somme de 18 centimes d'euro dans l'hypothèse où le coût réel de ces mêmes photocopies est inférieur à cette somme est confirmée. De telles facturations sont d'ailleurs sanctionnées par la juridiction administrative lorsqu'elle est saisie. La somme de 18 centimes d'euro constituant aujourd'hui un plafond, un examen de ce niveau doit être réalisé compte tenu de l'évolution rapide des coûts de la reprographie et afin que ces deux paramètres, plafond et respect du coût réel, s'inscrivent dans une fourchette réaliste.