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B. L'ÉVOLUTION DES EFFECTIFS

1. L'augmentation des emplois non pourvus entre 1999 et 2003

Les emplois budgétaires ont progressé de 4 % entre 1999 et 2001, de 397 à 413 emplois équivalents temps plein, avant une diminution de 2001 à 2003 (de 413 à 407 emplois, soit - 1,5 %).

Les emplois réels sont cependant restés stables (394) sur l'ensemble de la période 1999-2003, témoignant d'un phénomène nouveau de vacances d'emplois : le taux de vacances a augmenté de 0,8 % en 1999 à 3,2 % en 2003, les postes de personnels administratifs et d'agents non titulaires étant plus particulièrement concernés.

Source : Documentation française

Source : Documentation française

Dans la mesure où les mouvements de personnels en 2003 font apparaître des entrées (34, soit 8,4 % des effectifs budgétaires) supérieures aux sorties (30, soit 7,4 % des effectifs budgétaires), votre rapporteur spécial en conclut que les vacances d'emplois s'inscrivent dans le cadre d'une « autorégulation » budgétaire. Il apparaît loisible d'utiliser cette marge de manoeuvre en vue du recentrage en cours des activités de la Documentation française. De fait, le plan de consolidation prend en compte la vacance d'une partie des emplois budgétaires dans la perspective d'une réduction des effectifs.

2. La diminution programmée des effectifs dans le cadre du plan de consolidation

Jusqu'en 2001, la Documentation française a connu une évolution relativement dynamique des dépenses de personnel qui ont atteint 14,22 millions d'euros à cette date (contre 11,96 millions d'euros en 1996, soit une progression de près de 19 % en 5 ans). De 2001 à 2003, les dépenses de personnel n'ont progressé que de 3,7 % en deux ans pour atteindre 14,75 millions d'euros, soit 47 % de l'ensemble des dépenses de la Documentation française.

En application des règles statutaires de la fonction publique, la rémunération moyenne des agents s'élevait, en 2002, à 2.500 euros par mois

Le plan de consolidation de la Documentation française, défini en septembre 2003, prévoit une réduction des effectifs de 13 % étalée sur la période 2003-2007 qui passeraient de 404 agents fin 2003 à 350-355 en 2007.

Au 31 décembre 2003, la sous-direction des produits, des services et de la diffusion employait 157 agents (39 % des effectifs de la Documentation française), la sous-direction des ressources éditoriales et documentaires 137 agents (34 % du total) et la sous-direction de l'administration 78 agents (19 % du total).

Cette diminution des effectifs doit s'opérer selon plusieurs modalités :

- le non-remplacement des trois quarts des départs à la retraite, principalement dans les activités de rédaction et de documentation ;

- la non-utilisation des supports vacants sur certains emplois ;

- le non-remplacement de certains départs volontaires ;

- le transfert ou l'externalisation de certaines tâches, telles que l'impression et le routage.

La pyramide des âges des personnels de la Documentation française, montre que la majorité des agents sont âgés de plus de 45 ans, ce qui permet effectivement d'envisager une diminution des effectifs par le non-remplacement des trois-quarts des départs en retraite.

Source : Documentation française

Votre rapporteur spécial a pris note que l'essentiel des baisses d'effectifs avait déjà été opéré au premier semestre 2004, dans le cadre d'un redéploiement des activités. Lors de l'audition du directeur de la Documentation française le 8 juin 2004, il a ainsi été indiqué à votre rapporteur spécial que le plan de consolidation comporte notamment une diminution des effectifs des centres documentaires dont la fréquentation diminue, à la faveur d'un développement des ressources disponibles sur Internet. Des formations à Internet dispensées dans ce cadre ont témoigné d'une volonté d'accompagnement de ces réformes par le personnel.

3. L'accompagnement de ces transformations par le personnel

Ainsi qu'il a été indiqué à votre rapporteur spécial dans les réponses aux questionnaires adressés à la Documentation française, tant la réorganisation interne que la diminution des effectifs « ont été l'occasion d'un examen attentif des missions et des structures qui les servent. Ce processus a aussi conduit à modifier, parfois substantiellement, les conditions d'exercice d'un grand nombre d'activités, amenant les collaborateurs de la Documentation française à réaliser d'importants efforts au fur et à mesure qu'ils développaient et approfondissaient leurs compétences ».

Vigilant au nécessaire accompagnement des réformes structurelles par le personnel, votre rapporteur spécial relève que celles-ci ont requis une mutualisation des compétences et une importante mobilité interne, parallèlement à une transformation des emplois : la réorganisation intervenue en 2001-2002 a conduit à 150 mouvements de personnels, soit près de 40 % des emplois de la Documentation française.

A cet effet, la diffusion d'une culture de performance, conforme aux objectifs de la LOLF, doit constituer une priorité et se fonder sur des objectifs clairement définis et des indicateurs d'activité qualitatifs et quantitatifs.

Votre rapporteur spécial s'est ainsi interrogé sur les actions de formation nécessaires pour que les mouvements de personnel ne se traduisent pas par une perte de compétences et une désorganisation. Si elles font apparaître la priorité donnée aux actions d'adaptation des méthodes de travail, les données fournies par la Documentation française pour l'année 2003 ne sont pas présentées de manière à faire apparaître suffisamment le lien existant avec le plan de consolidation en cours.

Proposition n° 11 : organiser prioritairement les formations en fonction des objectifs figurant dans le plan de consolidation.

Plan de formation - Bilan 2003

(en euros)

FORMATIONS

RETENUES DANS LE PLAN DE FORMATION

EFFECTUÉES

Actions

Coût €

Actions

Coût €

I. A CARACTÈRE GÉNÉRAL

 
 
 
 

Préparation aux concours

Interne DSAF, interne DF, par correspondance

Formations linguistiques

Anglais ENA

Stages intensifs (ministère des affaires étrangères)

Stages extensifs (ministère des affaires étrangères)

Mise en valeur des connaissances

Actions collectives DSAF (environnement professionnel)

28

14

3

35

35

20

1.423

23.770

1.607

40

10

3

34

20

24

1.273

1.206

21.790

345

2.870

Sous-total I

135

26.800

131

27.484

II. A CARACTÈRE SPÉCIFIQUE

 
 
 
 

Domaine administratif

Domaine documentaire

Domaine fabrication, édition, multimédia, commercial

Maintenance, sécurité

41

6

44

20

8.713

5.012

35.220

9.098

49

11

26

1

11.944

5.278

23.036

490

Sous-total II

111

58.043

87

40.748

III. A CARACTÈRE INFORMATIQUE

 
 
 
 

Actions individuelles et collectives

Formations internes DF (bureautique - Multimédia)

Formations internes BIT/DSAF

37

58

71

51.593

63

144

64

46.932

NC

NC

Sous-total III

166

51.593

271

46.932

Report des actions I et II

Report des actions III

246

166

84.843

51.593

218

271

68.232

46.932

TOTAL GÉNÉRAL DES ACTIONS EFFECTUÉES

 
 

Nombre

489

Montant

115.164

Source : Documentation française

*

* *

Vecteur des réformes structurelles internes à la Documentation française, le plan de « consolidation » recouvre trois acceptions :

- des réformes dans l'organisation interne ;

- une unification progressive des modes de gestion, au regard de la dualité des fonctions commerciales et non commerciales de la Documentation française ;

- enfin, une consolidation financière visant à la restauration de l'équilibre du compte de commerce à l'issue du plan (2003-2007).

Compte tenu des efforts de réorganisation interne en cours, votre rapporteur spécial a ainsi souhaité analyser la situation financière de la Documentation française, en envisageant des pistes de réforme plus radicales : le mode de financement est-il approprié, en vue notamment d'un équilibre durable de l'exploitation industrielle et commerciale retracée dans le compte de commerce, et ne convient-il pas de doter la Documentation française d'un statut d'établissement public industriel et commercial ?

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