III. UN APPROFONDISSEMENT DES RÉFORMES INTERNES DANS LE CADRE DU PLAN DE CONSOLIDATION
A. LA RÉFORME DES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
Prenant appui sur les recommandations formulées par le cabinet BearingPoint, dans le cadre de l'audit précité, la Documentation française a engagé une réforme de ses procédures administratives et comptables fondée sur le passage à une comptabilité d'exercice, dans un cadre de gestion unifié. Ces nouvelles procédures impliquent une refonte du système de comptabilité analytique.
1. Le passage à une comptabilité d'exercice
Conformément aux recommandations du cabinet BearingPoint, la Documentation française a engagé l'évolution de son système comptable vers une comptabilité d'exercice, en droits constatés, dans le cadre de la réforme des procédures budgétaires et comptables prévue par la LOLF.
A cette fin, la Documentation française s'est dotée du progiciel commercial « Harmonie » , construit sur le principe d'une intégration de l'information commerciale et comptable.
Après des débuts difficiles, le progiciel Harmonie a été mis en production en janvier 2003. Il couvre huit domaines fonctionnels de gestion : les ventes, les produits, les clients, les abonnements, les stocks, les expéditions, le routage et la gestion comptable et financière - notamment des créances et des comptes d'avoirs des administrations.
De nouveaux développements du système d'information commerciale ainsi créé sont prévus, afin de renforcer le lien entre la maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre. D'ores et déjà, le progiciel Harmonie a permis le traitement informatisé et continu de l'ensemble de la chaîne commerciale.
2. L'unification du cadre de gestion
La mise en place d'un cadre unique de gestion juridique et comptable est apparue comme une priorité, afin de surmonter la dichotomie entre les activités financées par le budget général de l'Etat et celles relevant du compte du commerce.
Votre rapporteur spécial souligne le caractère impérieux de ce cadre unique de gestion, en vue d'une répartition plus fine des charges qui permette d'identifier les activités non marchandes financées par le budget général de l'Etat.
A cette fin, succédant à un comité de pilotage créé fin 2002 7 ( * ) , un groupe de travail a été constitué à la demande du secrétaire général du gouvernement pendant l'hiver 2003-2004, associant la direction des services administratifs et financiers (DSAF) des services du Premier ministre, la direction de la Documentation française, la mission d'organisation des services du Premier ministre (MOSPM), le contrôle financier et la direction du budget du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie.
Dans l'attente des conclusions définitives de ce groupe de travail, l'objectif d'une refonte du système de comptabilité analytique a d'ores et déjà été défini.
3. La réforme du système de comptabilité analytique
La réforme du système de comptabilité analytique, dont la mise en place est prévue « au début de 2005 », vise à la constitution d'un infocentre, destiné à un meilleur pilotage des outils et procédures de gestion, dans le cadre d'une information financière plus lisible et plus transparente.
Les objectifs du cahier des charges de la comptabilité analytique ont été définis comme suit :
« - recenser les attentes et identifier les besoins de la Documentation française vis-à-vis de la comptabilité analytique ;
« - proposer des recommandations et une méthodologie de comptabilité analytique cible ;
« - préconiser les premiers éléments d'une architecture applicative cible pour produire l'information analytique nécessaire ».
Votre rapporteur spécial observe la nécessité d'accompagner cette réforme des procédures comptables par le renforcement du contrôle interne de gestion , permettant une meilleure articulation entre la définition des objectifs stratégiques et le pilotage opérationnel de l'activité. Le contrôle interne de gestion aura aussi pour tâche de veiller à la cohérence entre la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
A cette fin, votre rapporteur spécial souligne le respect impératif des délais fixés : la mise en place d'outils de suivi de gestion, commencée fin 2002, doit s'achever début 2005. Le déploiement rapide du contrôle de gestion est indispensable au suivi effectif de la réforme.
Ces orientations sous-tendent le plan de réforme des procédures administratives, comptables et financières (PDAC) , dont une version actualisée en mai 2004 figure ci-après.
Loin de se réduire à sa dimension technique, la réforme des procédures administratives et comptables apparaît comme un facteur déterminant de la réussite du plan de consolidation. Elle peut également offrir à la Documentation française un instrument moderne, adapté à son activité, pour la définition des objectifs et des indicateurs de performance prévus par la LOLF.
Proposition n° 9 : respecter les délais de passage à une nouvelle comptabilité analytique au plus tard début 2005.
Proposition n° 10 : renforcer le contrôle interne de gestion pour garantir la cohérence entre les objectifs stratégiques et le pilotage opérationnel.
Le plan de réforme des procédures administratives, comptables et financières
Situation au mois de mai 2004
Pour mémoire, le plan d'action est directement issu
des préconisations de BearingPoint, validées lors du
comité de suivi du plan de consolidation de juillet 2003.
1 - Etat d'avancement des
projets
-
Projet 1 :
Renforcer le contrôle dans la gestion des activités
(mise
en place du contrôle interne et renforcement du contrôle de
gestion) :
Etat d'avancement :
- Mise en place d'une
mission de contrôle de gestion en février 2004
- 3 axes de
contrôle interne en cours de visa par la direction
- Fiches de
contrôles en cours de rédaction prévues pour juillet
2004
- Début des contrôles en septembre
-
Projet 2 : Optimiser les processus
( processus de
commande interne, processus fournisseurs, processus clients) :
Etat d'avancement :
- Rédaction d'une fiche de
procédure d'achat prenant en compte la totalité du
processus dans le respect du nouveau code des marchés pour octobre 2004
- Optimisation du temps de traitement des factures fournisseurs
-
Sécuriser la facturation clients (prestations d'édition)
-
Travaux composés d'un ensemble d'opérations qui peuvent porter
sur les procédures, sur l'organisation, sur les applications
informatiques
- Fin mars 2005
-
Projet 3 : Harmoniser le pilotage des
activités
(harmonisation des référentiels,
élaboration et production des reportings, suivi
budgétaire) :
HARMONIE Etat d'avancement :
-
Gestion des référentiels (axée comptabilité
analytique) : définition du contenu des
référentiels en cours
- Gestion des reportings (axée
contrôle de gestion) : idem
- Suivi budgétaire :
vue unifiée des deux budgets (budget général et compte de
commerce) : pour juin 2004, présentation d'une structure et
d'une nomenclature budgetaires d'exécution unique, sur le
modèle du plan comptable général (et du futur plan
comptable
de l'Etat).
-
Projet 4 :
Comptabilité d'exercice
(au sens de la LOLF)
- Attente
d'éléments de la part du MINEFI
-
Projet 5 : Comptabilité
analytique
(budget général et compte de commerce, sur
base cahier des charges BearingPoint validé en juillet 2003)
Etat d'avancement :
- Principe définitivement retenu de la
constitution d'un entrepôt de données issues de nos
différents systèmes informatiques (YOLE-COTRE, OSCAR, ACCORD) et
de saisies directes
- La conception de la comptabilité
analytique est en cours (soumission au comité de direction de la
méthodologie et des modes de calcul des coûts standard de
personnel fin mai 2004)
- Début des développements
informatiques août 2004
- Mise en oeuvre pour janvier 2005
-
Projet 6 : Mettre en place les indicateurs LOLF
Etat d'avancement
- En cours de spécification par la
direction en relation avec la MOSPM et la DSAF
- Pourra s'appuyer sur
l'entrepôt de données prévu en comptabilité
analytique
2 - Un projet de mutualisation des travaux
informatiques a été ajouté à ceux définis
par BearingPoint
En effet, il est rapidement apparu une
convergence de la totalité des évolutions des outils logiciels en
cours au sein de la Direction, ou rendues nécessaires par le PDAC, et la
possibilité d'un regroupement sous pilotage unique.
Le cahier
des charges de ce nouveau projet est le suivant :
- Il vise la
reprise de notre application informatique OSCAR (gestion de la dépense)
qui actuellement ne gère que les bons de commande du compte de
commerce
- L'objectif est qu'elle prenne en charge tous les actes
juridiques (bons de commande, marchés, contrats, conventions) du
budget général et du compte de commerce et
qu'elle
fournisse un outil de suivi de la dépense par le service
dépensier via la gestion d'enveloppes)
- Ainsi qu'elle assure
la gestion des factures
- Développement début août
2004, opérationnelle en janvier 2005
3 - Une politique de communication
importante autour de ce plan sera développée dans les semaines
à venir
Le service de la communication est
associé depuis le début, l'un de ses agents étant membre
permanent du groupe de projet.
- Le plan de communication a
été élaboré dans le cadre du groupe de projet par
le service de la communication
- Il prévoit différents
médias, dont une rubrique permanente et actualisée sur
l'intranet@doc.
- Son principe de base est que le plan d'action induira
des modifications dans les habitudes de travail qu'il importe d'abord
d'expliquer et de justifier auprès des agents, puis de
« dédramatiser » si nécessaire sur certains
points (comptabilité analytique, contrôle interne) pour enfin
motiver et faire adhérer les agents qui auront la charge de la mise
en place des futures procédures et des nouveaux outils tout au long
de l'année 2005.
4 - Les actions de formation
rendues nécessaires par le PDAC jouent un rôle moteur dans
l'implication et la motivation des personnels
Le
responsable de la formation de la Documentation française est membre
permanent du groupe de projet PDAC. Le PDAC est également un des
principaux postes de dépenses de formation de la Documentation
française à partir de 2004.
Une première session de
formation à l'automne 2003 (15 stagiaires) a ainsi permis de mettre en
place le groupe de projet grâce à la dynamique de groupe issue de
la formation.
Cette démarche sera reconduite à l'automne
2004 s'agissant du contrôle de gestion, du contrôle et, à
terme, des nouveaux outils déployés : OSCAR,
comptabilité analytique, fiche de contrôle
interne.
Source : Documentation française
* 7 Ce comité de pilotage associait notamment, outre la Documentation française, le secrétariat général du gouvernement et la direction du budget du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie.