ANNEXES
Annexe n° 1
: Personnes auditionnées ou rencontrées
lors de déplacements par votre rapporteur
Annexe n° 2
: Réponse de l'AFSSAPS à une
question de votre rapporteur relative à sa politique immobilière
Annexe n° 3
: Formulaire de la déclaration publique
d'intérêts
ANNEXE N° 1 :
PERSONNES
AUDITIONNÉES OU RENCONTRÉES LORS DE DÉPLACEMENTS
PAR VOTRE RAPPORTEUR
Mme
Florence Fuchs
, directeur scientifique du site de l'AFSSAPS à Lyon
M. Lucien Abenhaïm
, directeur général de la
santé au ministère de la santé, de la famille et des
personnes handicapées
M. Pierre-Antoine Bonnet
, directeur scientifique du site de l'AFSSAPS
à Montpellier
M. Christian Babusiaux
, conseiller maître à la Cour des
comptes,
Mme Marianne Lévy-Rosenwald
, conseiller maître,
M. Jean-Christophe Potton
, conseiller référendaire, et
Mme Christine de Mazières
, conseiller référendaire
Mme Sophie Thibault
, inspecteur des finances,
M. Pierre Aballea
,
inspecteur des affaires sociales, et
Mme Carine Chevrier-Fatôme
,
inspecteur des affaires sociales
M. Philippe Duneton
, directeur général de l'AFSSAPS,
Mme Emmanuelle Wargon
, adjointe au directeur général,
Mme Marie-Hélène Tissier
, directrice des laboratoires et
des contrôles, et
M. Jean-Hugues Trouvin
, directeur de
l'évaluation des médicaments et des produits biologiques
ANNEXE N° 2 :
RÉPONSE DE L'AFSSAPS À UNE
QUESTION DE VOTRE RAPPORTEUR RELATIVE À SA POLITIQUE
IMMOBILIÈRE
1 -
Depuis sa création, l'Agence a été obligée de
prendre en compte, pour sa politique immobilière, la progression
importante de ses effectifs (passés d'une centaine de personnes en 1993
à environ un millier de personnes à ce jour), accompagnant
l'accroissement de ses champs de compétences conféré par
les législateurs.
Pour répondre à ce défi, l'établissement a
été amené à passer d'une gestion de 9.500 m²
à l'origine à 36.000 m² aujourd'hui, ceci dans un contexte
immobilier très fluctuant.
À cet effet, l'établissement a tenu régulièrement
informé son conseil d'administration et, au travers de ce dernier, ses
tutelles, ainsi que les organismes tels que le comité de
décentralisation et les Domaines.
Ces derniers ont toujours répondu favorablement à ses
sollicitations.
Aujourd'hui, les missions et les effectifs qui en découlent s'orientent
vers une stabilisation. L'Agence s'est par ailleurs rendue acquéreur de
bon nombre de ses locaux occupés et il nous est donc permis d'envisager
la valorisation de son patrimoine immobilier.
Pour ce faire, une unité des affaires immobilières a
été créée, qui aura en charge une gestion et une
exploitation du parc immobilier (voir ci-après).
Il est à noter qu'à la demande de la tutelle, l'opération
immeuble pointe nord Pleyel est suspendue, dans l'attente de la
réalisation d'opérations immobilières en cours
(regroupement des personnels du site de Saint-Denis au carrefour Pleyel sur le
bâtiment étoile qui sera effectué en septembre 2003).
L'analyse des surfaces actuellement occupées par les différentes
directions a également été réalisée (cf.
ci-après) sur ces différents éléments et en tenant
compte des possibilités éventuelles de financement.
L'intérêt de l'opération immeuble pointe nord Pleyel sera
réexaminé.
2 -
Définition des besoins immobiliers de l'AFSSAPS
Il est exact que le détail des surfaces réellement
occupées par les personnels était connu avec une précision
insuffisante par l'Agence. Pour y remédier, l'AFSSAPS a commandé
un audit de l'ensemble de ses surfaces immobilières. Le prestataire
retenu a eu pour mission principale de dresser un tableau des ressources
immobilières existant sur le site de Saint-Denis par zones
géographiques et par directions. La volonté de la direction
générale a été de connaître les surfaces des
bureaux exploités et de faire ressortir le ratio m²/agent. Ce
dernier représentera la justification des différentes prises
à bail et servira de base à la politique et stratégie
immobilière future.
Cette étude a été menée avec différents axes
de réflexion.
Dans un premier temps, a été recensé pour chaque
bureau :
- sa situation géographique,
- sa superficie,
- le nom des occupants, leur fonction, la direction, le département et
l'unité de rattachement,
- le nombre de postes de travail utilisés,
- le nombre de postes de travail éventuellement disponible.
Cette étude a été réalisée en mars 2003 par
le prestataire [...].
Dans un second temps, l'analyse a porté sur la différence entre
la surface prise à bail dans son entier (couloirs, sanitaires,
circulations, ascenseurs, parties communes, épaisseur des murs, pallier,
monte charges, piliers, etc.) et celle utilisée pour les bureaux
stricto sensu
.
La seconde partie de la mission d'audit s'est donc attachée à
mesurer les surfaces des immeubles de l'Agence en comparant les surfaces
contractées dans les baux ou actes de vente et les surfaces
réellement utilisées pour les bureaux. Le prestataire a donc fait
apparaître ces données :
- surfaces des baux,
- surface utile théorique (70 % du bail si l'on retire les
circulations, couloirs etc.),
- surface utile cloisonnée (- 5 % de la surface
précédente).
En conclusion, il est désormais possible de déterminer le ratio
de m² par agent. Ce dernier document fait apparaître le ratio moyen
de l'ensemble des surfaces de Saint Denis (soit 12 m²) pour 876 personnes
en activité recensées par le prestataire.
Il en ressort que le ratio général moyen, en tenant compte de
toutes les surfaces, est de 13,87 m² par agent.
Il est néanmoins important de tempérer ce résultat :
en effet, le tableau prend en compte toutes les surfaces, donc à la fois
celles de bureaux, celles d'activité, celles de réunions, celles
des laboratoires, celles des services généraux... On peut donc
constater que le ratio moyen m² de bureaux/agent se situerait entre 10 et
12 m².
Enfin, l'Agence compte en plus des agents statutaires, des postes occasionnels,
de stagiaires, d'internes et d'experts que le prestataire n'a pas pu prendre en
compte lors de son passage. Ainsi, il faut donc savoir que le nombre
annoncé de personnes travaillant à l'Agence est forcément
supérieur. Ce point joue également sur le fait que le ratio
m²/agent se trouve alors diminué.
Cette analyse est donc encore trop générale et devra être
affinée en différenciant le type de surface et en séparant
les agents permanents des occasionnels. Néanmoins elle conduit à
des conclusions différentes de celles de la mission d'inspection, qui ne
s'est fondée que sur la surface hors oeuvre nette (SHON) qui n'est pas
le reflet de la proportion de surfaces occupée par les bureaux.
3 -
Outils d'aide à la gestion immobilière
La gestion des opérations immobilières sera désormais
fondée sur cette analyse des surfaces, ainsi affinée,
complétée par l'utilisation d'un logiciel de gestion patrimoniale
qui devrait être en application avant la fin de l'année 2003.
Ainsi, une étude de marché sur cet outil informatique est
actuellement en cours afin de trouver le logiciel le plus adapté
à ses spécificités et exigences. L'AFSSAPS doit en effet
pouvoir disposer, d'une part, d'une gestion patrimoniale fondée sur une
base de données de l'ensemble des informations collectées par cet
audit, et, de l'autre, d'un outil permettant d'intégrer ces informations
et de travailler sur l'ensemble des plans disponibles.
Le logiciel de gestion patrimoniale devra ainsi inclure :
- analyse des données relatives aux immeubles (superficies, situation
géographique, positionnement des directions, nombres de postes de
travail...),
- gestion administrative (bailleur, loyers, assurances, charges, coûts,
taxes et impôts...),
- le traitement des données relatives à la gestion technique
(travaux, maintenance, sécurité...),
- la base de données avec des plans et possibilité de travail en
direct sur les plans avec Autocad.
Il est indéniable que cet outil servira à un meilleur suivi du
parc immobilier et à une appréciation plus ciblée et
précise des besoins.
La gestion patrimoniale sera ainsi plus efficace et réactive en cas de
sollicitation de la part des directions opérationnelles ou des contacts
extérieurs.
L'unité des affaires immobilières sera alors à même
de déterminer les coûts d'exploitation et de maintenance pour
anticiper au mieux des actions curatives et préventives. Une
programmation pluriannuelle des dépenses immobilières pourra
être établie et appliquée.
Cet outil de gestion valorisera l'ensemble des actions menées sur les
immeubles et assurera une transparence dans la prise de décision. Les
choix seront ainsi motivés et justifiés.
4 -
Projet IPN
Concernant la construction d'IPN, il est utile de rappeler à la mission
qu'il n'est pas pertinent de mettre au compte d'une insuffisance juridique de
l'Agence l' « échec » de IPN. Ce marché avait
en effet été délégué à un cabinet
d'assistance à maîtrise d'ouvrage qui détenait la
responsabilité pleine et entière de ce dossier.
La décision de fond de relancer ou non le projet reste en suspens. [...]
5 -
La nouvelle unité des affaires immobilières
La gestion des opérations immobilières de l'AFSSAPS a
été confiée à l'unité des affaires
immobilières, créée en juillet 2002 au sein de la
direction de l'administration et des finances.
Ses missions sont les suivantes :
Elaboration et mise en place de la stratégie immobilière et
patrimoniale
Elaborer les plans de patrimoine et décider des actions à mener
en fonction de la stratégie de l'Agence.
Valorisation du patrimoine
Procéder aux arbitrages et aux cessions d'immeubles ou de locaux.
Mettre en place une démarche de valorisation : construction
d'immeubles, cession, location, etc.
Contrôle et maîtrise des coûts immobiliers
Contrôler le coût total immobilier et prendre les dispositions pour
veiller en permanence à un rapport qualité/prix optimal.
Mettre en place et suivre des tableaux de bord et des indicateurs.
Construction
Rechercher et mettre en place les financements et assurer la maîtrise
d'ouvrage des opérations, soit directement, soit indirectement.
Prises à bail
Coordonner les activités de gestion des prises à bail, qui
comprend la recherche des nouveaux locaux et la gestion des baux en cours :
paiement des loyers et des charges.
Gestion administrative et fiscale
Coordonner les activités de gestion administrative (inventaire
immobilier) et fiscales de locaux : impôt foncier, taxe professionnelle,
taxe sur les bureaux en Ile-de-France, etc.
Hygiène, sécurité et sûreté
Etablir, dans le respect des textes en vigueur, les dispositions à
prendre en matière d'hygiène, de sécurité et de
sûreté et contrôler leur application.
Gestion et exploitation des immeubles
Organiser et contrôler la gestion et l'exploitation des immeubles, en
définissant les solutions optimales : moyens internes, entreprises sous
contrats, contrats multitechniques ou multiservices, contrat de
facilities
management
, etc.
Passation de nouveaux marchés et conventions.
Suivi des cloisonnements, des implantations...
Suivi des marchés et contrats « para-immobiliers »
(téléphonie, assurance, restauration, archivage, câblage,
mises aux normes, sécurité...).
Rapports avec les différents acteurs (syndic, propriétaires,
copropriétaires, etc.).
Cette unité, qui regroupera six personnes aux compétences
complémentaires, centralise donc les informations administratives,
juridiques et financières, fédère ces données dans
une démarche de valorisation des immeubles et répartit les
travaux en fonction de leur nécessité sur les équipes des
services généraux, du délégué à la
sécurité ou sur les prestataires extérieurs.