B. RECOURIR DAVANTAGE AUX NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
1. Encourager la dématérialisation de la gestion de l'état civil
Vos rapporteurs recommandent vivement d' autoriser la transmission dématérialisée des copies et extraits d'actes de l'état civil .
Le recours aux nouvelles technologies de l'information et de la communication permettrait en effet un gain de temps, un allègement des coûts (rappelons que les seules dépenses d'affranchissement du courrier représentent environ 60 % du budget du SCEC) et une diminution des risques de fraude documentaire.
Il est actuellement proscrit, alors même que la signature électronique est reconnue par la loi et pratiquée dans d'autres domaines, car l'article 1 er du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil exige la signature manuscrite des actes de l'état civil même s'il autorise leur conservation, leur mise à jour et leur délivrance selon des procédés manuels ou automatisés.
Enfin, il doit s'agir d'une simple faculté et non d'une obligation, dans la mesure où toutes les communes de France ne sont pas informatisées.
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Recommandation n° 9 : Autoriser la transmission dématérialisée des copies et extraits d'actes de l'état civil. |
Au delà de la transmission des actes de l'état civil par voie électronique, vos rapporteurs sont favorables à la dématérialisation de l'un des deux registres de l'état civil .
En effet, l'obligation actuelle de conserver sur support papier les deux registres s'avère à la fois onéreuse et inutile, les exemplaires déposés au greffe des tribunaux de grande instance n'étant pas mis à jour par l'apposition des mentions marginales.
Le ministère de la justice a envisagé de permettre l'inscription du second original des actes de l'état civil dans un registre électronique qui serait constitué soit de la copie de l'acte établi sur support papier, soit de l'acte établi sur support électronique, et serait conservé par la commune. Une copie demeurerait remise au greffe du tribunal de grande instance.
Ce projet suscite apparemment les réticences du ministère de la culture, qui met en avant d'éventuelles difficultés de conservation des archives. La réflexion mérite d'être poursuivie.
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Recommandation n° 10 : Envisager une dématérialisation de l'un des deux registres de l'état civil. |
La mise en oeuvre de ces deux dernières recommandations suppose que les communes se dotent d'équipements informatiques compatibles pour la tenue de l'état civil.
Vos rapporteurs souhaitent que l'Etat non seulement apporte une aide financière aux collectivités les plus démunies mais aussi se préoccupe de la compatibilité des logiciels, sans laquelle la transmission dématérialisée des actes de l'état civil risque d'être compliquée.
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Recommandation n° 11 : Inciter les communes à se doter d'équipements informatiques compatibles en matière d'état civil. |
Enfin, vos rapporteurs appellent l'attention du ministère des affaires étrangères sur la nécessité de veiller à la sécurité de la base de données du service central d'état civil .
Actuellement, les registres établis sur support papier sont conservés dans les locaux du service pendant cinq ans puis versés au Centre des archives diplomatiques de Nantes. Des dispositions ont été prises pour prévenir les risques d'intrusion ou d'incendie.
La base de données informatique fait quant à elle l'objet d'une double sauvegarde quotidienne sur des serveurs situés en dehors des locaux. Toutefois, il a été indiqué à vos rapporteurs, lors de leur déplacement à Nantes, que ce dispositif ne permettait pas une exploitation immédiate des données sauvegardées et qu'il serait sans doute préférable de conserver les copies ailleurs qu'à Nantes.
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Recommandation n° 12 : Renforcer la sécurité des actes de l'état civil détenus par le service central d'état civil, non seulement en assurant la conservation ailleurs qu'à Nantes de la sauvegarde des données numérisées mais également en mettant au point une application informatique permettant l'exploitation immédiate de cette sauvegarde en cas de destruction des originaux. |